Seperti kita ketahui bersama kegiatan bisnis saat ini berkembang sangat pesat semakin kompleks dan tingkatan regulasi (peraturan) di masyarakat kita juga meningkat. Hal ini menyebabkan jumlah rekod yang harus di atur dan di tata dalam organisasi akan berkembang secara eksponensial yang menyebabkan kekompleksan persyaratan sistem tata kearsipan (rekordkeeping system). Sistem yang baik akan mendukung efesiensi dan akuntabilitas melalui penciptaan, manajemen dan retensi, tepet handal, terakses serta tahan lama bukti penyelenggaraan organisasi.
Setiap organisasi atau institusi baik pemerintah maupun swasta pasti akan menciptakan rekod. Karena rekod merupakan informasi terekam yang tercipta (diterima atau sengaja dibuat), dikumpulkan dan dipelihara dalam rangka melaksanakan kegiatan operasional organisasi.
Kebanyakan organisasi mempunyai sistem yang berbeda unntuk mengawasi atau mengendalikan rekod-rekodnya. Pada saat yang lalu kegiatan pengawasan ini tidak menjadi urutan prioritas karena dikelola oleh staf yang masih junior dengan keahlian minimum dalam bidangnya. Tetapi kemudian dengan berkembangnya organisasi, orang semakin memperhatikan dan merasa betapa pentingnya suatu rekod, bukan hanya untuk menunjang kegiatan dan tanggung jawab hukum saja, tetapi mereka juga sudah memulai bagaimana mengelilanya secara efisien bagi kepentingan kegiatan organisasi untuk masa yang akan datang.
Pengertian dan Penggunaan Istilah Rekord
Rekord merupakan informasi terekam dalam bentuk apa pun ( kertas, berkas komputer, film dan lainya) yang tercipta, disimpan dan dipelihara oleh organisasi dalam rangka menjalankan aktivitas bisnisnya. Apabila sebuah bisnis merupakan satu lembaga atau korporasi yang mengatur dan memiliki hukumnya, maka kegiatan administrasi menghasilkan koprporate records dan sebagai corporate memory.
Rekod bisnis mengacu kepada jenis dokumen transaksi yang tercipta pada saat organisasi melakukan kegiatan, sedangkan arsip bisnis merupakan rekod-rekod bisnis yang mempunyai nilai guna kelanjutan dan disimpan serta dipertahankan oleh organisasi yang bersangkutan untuk kegunaan sejarah atau penelitian dimasa yang akan datang. Rekor dan arsip bisnis mempunyai keteraksesan yang rendah bagi organisasi lainya.
Dampak tekhnologi informasi yang memanfaatkan komputer dan komunikasi bagi rekod bisnis akan tercipta rekod yang lebih kompleks dan membutuhkan penanganan serta pengelolaan rekod rekod yang lebiih baik sesuai dengan kaidah-kaidah yang berlaku dan konsisten.
Pengembangan Sistem dalam Rekod Bisnis
Dalam pengembangan rekod dan arsip bisnis membutuhkan sistem yang sesuai dengan kebutuhan dan kaidah kaidah standar agar tercapai efisiensi dan ekonomis. Bidang ini mencakup manajemen rekod dan perkembangan teknologi informasi. Untuk mendapatkan gambaran agar dapat dilaksanakan sistem diperlukan survei rekod yang mencakup pertanyaan - pertanyaan tentang rekod (jumlah dan pengelolaan) serta tentang organi sasi yang bersangkutan (bentuk struktur dan fungsi utama bisnisnya.
Arsip bisnis/Organisasi (corporate rekords)
Fungsi dan peranan rekod dalam institusi sangat besar diantaranya adalah sebagai informasi bagi indtitusi yang bersangkutan terutama informasi yang bersifat internal misalnya saja kekayaan sumber daya manusia yang dimilikinya.
Selain itu rekod juga berfungsi sebagai bahan pembuktuan bahwa institusi telah menjalankan kegiatan dan dapat menjalankan akuntabilitasnya baik kepada masyarakat maupun kepada anggota institusinya. Sehingga dalam hal ini rekod dapat memberikan pengawasan dan memberikan pengambilan keputusan yang benar sesuai dengan hak-hak dan hukum yang berlaku.
Ternyata rekod yang diciptakan membutuhkan biaya dalam segala aspek, misalnya ruang, staf untuk pemeliharanya sehingga rekod harus dikelola dengan baik agar tercapai efisiensi dan ekonomi dari institusi.
Jenis rekod dalam istitusi akan sangat bergantung kepada fungsi subtantif dan fasilitasnya dan misi, visi, tujuan srta konteks organisasi.
Kontrol rekod
Kegiatan kontrol record merupakan program manajemen rekod yang meliputi registrasi, klasifikasi dan indeksing. Record yang tercipta harus segera dicatat kemudian dikelompokkan ke dalam kategori yang disebut klasifikasi. Klasifikasi merupakan proses pembagian dan penerapan skema transaksi record yang dikategorikan dalam cara sistematik dan konsisten, untuk memudahkan penemuan kembali, penciptaan, pemeliharaan dan pemusnahan record.
Klasifikasi didasarkan atas fungsi organisasi dan kegiatan yang dilakukannya serta melihat dokumen transaksi tercipta. Fungsi adalah sesuatu yang harus dikerjakan oleh organisasi untuk mencapai tujuan dan strategi, sedangkan kegiatan merupakan sesuatu yang harus dikerjakan dalam melaksanakan fungsi tersebut.
Untuk memudahkan pengguna mencari informasi yang terdapat dalam koleksi maka dibuatkan suatu alat temu kembali yang disebut finding aids. Dengan alat ini pengguna dapat mencari transaksi dokumen relevan dengan yang dibutuhkannya.
Pengelolaan rekod yang efektif akan mendapatkan informasi yang dapat dipercaya, mempunyai bukti yang lengkap dalam kasus hukum, menekan biaya pemeliharaan dari segala aspek serta dapat menciptakan lingkungan kerja yang baik.
Rekod Keuangan
Jenis Rekod Keuangan
Record keuangan tercipta akibat menjalankan kegiatan yang berhubungan dengan menggunakan Financial perusahaan. Record keuangan berdasarkan undang-undang nomor 8 Tahun 1997 merupakan dokumen perusahaan yang terdiri dari catatan, bukti pembukuan, dan pendukung administrasi keuangan, yang merupakan bukti adanya hak dan kewajiban serta kegiatan usaha suatu perusahaan. Jenisnya adalah neraca tahunan jurnal transaksi rekening koran perhitungan laba rugi serta bentuk-bentuk yang berkaitan dengan keuangan lainnya.
Record keuangan agar mudah digunakan dan ditarik kembali pada saat akan membuat laporan tahunan, perlu dicatat berdasarkan kasus yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kemudahan dalam kenyataannya. Juga harus berdasarkan kode klasifikasi yang sudah dibangun dalam perusahaan.
Record hukum publik relation kepegawaian pemasaran dan produksi
Record record fasilitatif umumnya terdapat pada sebuah perusahaan institusi atau organisasi besar dan kecil atau bahkan organisasi sosial. Tek Kotek Kotek ini akan tercipta dan disimpan serta ditata dalam perusahaan.
Menyelesaikan yang vital antara lain adalah record yang berhubungan dengan hukum atau akte notaris yang mempunyai kekuatan hukum. Tapi itu sebagai sumber informasi penting lainnya adalah record pegawai yang mengatur tentang kepegawaian baik produk hukumnya maupun record-record yang menderita akibat kegiatan individu atau personal itu sendiri.
Agar perusahaan dapat mengembangkan kegiatannya maka dibutuhkan pemasaran produk melalui iklan dan menawarkan kemudahan-kemudahan yang dapat dimanfaatkan oleh investor atau client.
Format record bisnis
Format kertas
Format record terbagi atas kertas dan not kertas. Kertas kertas berupa lepas atau terjilid. Kertas mempunyai sifat fisika dan kimia karena dibuat dengan menggunakan mesin dan bantuan beberapa bahan kimia. Hal ini yang menyebabkan kondisi kertas yang rusak apabila tidak sama atau disimpan dengan menggunakan kondisi lingkungan penyimpanan. Kondisi lingkungan yang dibutuhkan adalah suhu antara 13 sampai 18 derajat dengan kelembaban udara 55 sampai 65%.
Kertas juga dapat merupakan kertas cetak foto hitam putih maupun berwarna. Foto perubahan negatif atau positif. Untuk masing-masing foto dibutuhkan kontainer yang berbeda dan dengan menggunakan konsep ruangan penyimpanan.
Format non kertas
format arsip non kertas saat ini sangat bervariasi dan banyak sekali Anda dapat melihat atau mencari dokumen yang anda miliki di kantor rumah maupun tempat kerjaan. karena mempunyai karakteristik fisik yang lemah maka penyimpanan dan penanganan arsip arsip jenis ini harus lebih hati-hati dan cermat. Hal ini dengan memberikan pelayanan atau kantong dan disimpan dalam kondisi lingkungan ruang yang memadai yaitu suhu ruangan yang dibutuhkan antara 13 sampai 22 derajat Celcius dengan kelembapan 35 sampai 45%
Perubahan suhu dan kelembaban udara yang tiba-tiba harus dihindari sehingga secara reguler harus diperiksa kestabilannya. Untuk menghindari kehilangan data maka data yang disimpan dalam disc harus dibuat backup dan disimpan di beberapa tempat.
Seleksi dan penilaian record bisnis
Penilaian dan seleksi record
Seleksi arsip ( archival Selection) adalah proses yang dilakukan oleh seorang petugas kearsipan meliputi mengidentifikasi, menilai dan menambah arsip yang bernilai guna kelanjutan untuk memenuhi kebijakan tertulis tentang lembaga atau institusi dan atau tujuan aku sisi yang lain
Appraisal adalah proses evaluasi aktual atau potensial akuisisi untuk menentukan, China arsip arsip yang memiliki nilai guna penelitian jangka panjang untuk menjamin kebutuhan reservasi oleh lembaga kearsipan( arsip Pusat). ( appraisal arsip berbeda dari appraisal untuk mengembangkan dokumen keuangan)
Faisal merupakan proses evaluasi kegiatan kegiatan bisnis untuk menentukan record atau arsip mana yang akan dipertahankan dan beberapa lama akan disimpan, untuk memenuhi kegiatan bisnis pertanggungjawaban organisasi dan harapan masyarakat karena nilai guna berkelanjutan.
Pengembangan jadwal retensi record atau arsip
Penilaian arsip berkaitan dengan program penyusutan atau pemusnahan arsip organisasi untuk menghindari kelompok anarkis yang akan mengakibatkan inefisiensi dan in Economic. Tujuan penyusutan arsip akan tercapai jika organisasi memiliki program dan rencana pengurangan arsip. Program ini meliputi penetapan jangka simpan arsip( retensi arsip) beserta penetapan simpan permanen dan musnah. Dan program ini perlu disajikan dalam suatu jadwal yang dinamakan jadwal retensi arsip( record relation schedule).Ada dua jenis jadwal retensi arsip yaitu pertama dikembangkan secara khusus oleh organisasi yang bersangkutan untuk record record nya dan diterbitkan untuk digunakan antara grup organisasi. Kedua jenis jadwal yang dikembangkan oleh pemerintah atau disebut sebagai jadwal retensi umum general disposal schedule ( Indonesia baru keuangan dan kepegawaian) untuk setiap organisasi atau institusi.
Tujuan jadwal retensi record merupakan dasar atau pegangan dalam program penyusutan atau pemusnahan record organisasi sehingga merupakan alat yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya dengan efisien dan ekonomis.
0 komentar:
Posting Komentar