Manajemen Kearsipan Modern
Manajemen Dokumen Elektronik
Struktur organisasi kearsipan yang berdiri sendiri dan memiliki ruang lingkup tugas atau job description yang jelas sehingga tidak terjadi tumpang tindih dengan unit kerja yang lain. Tugas dan tanggung jawabnya meliputi seluruh tata kelola dokumen di instansi atau perusahaan tersebut.seorang manajer arsip dibutuhkan untuk mengatur tugas-tugas yang tercantum dalam job description yaitu berikut ini:
1. Menyusun kebijakan pengembangan dan pembinaan sistem informasi arsip atau dokumen organisasi.
2. Memastikan ketersediaan dokumen guna mendukung kebutuhan informasi untuk operasionalisasi dan alat pembuktian.
3. Melakukan standarisasi manajemen dokumen perusahaan diseluruh unit kerja atau kesatuan kerja organisasi baik kantor pusat maupun cabang di daerah.
4. Menyusun kebijakan sentralisasi ataupun desentralisasi manajemen dokumen inaktif yang meliputi pengadministrasian penyimpanan peminjaman pemeliharaan dan pemusnahan dokumen inaktif di pusat penyimpanan dokumen inaktif record center.
5. Melakukan pengelolaan dan pemeliharaan atas data transaksi yang disimpan dalam media elektronik.
6. Merumuskan dan menjelaskan pengembangan sistem informasi dokumen organisasi atau perusahaan secara elektronik.
7. Mengelola dokumen perusahaan tingkat 1 dokumen vital perusahaan dalam suatu sistem yang terintegrasi baik dalam penyimpanan maupun perlindungan atas eksistensi dokumen vital perusahaan.
8. Menjalin hubungan kerja dengan lembaga atau institusi pemerintah dan swasta yang berkompeten terhadap masalah kearsipan yaitu arsip Nasional republik Indonesia Anri dan lembaga lainnya.
9. Melakukan pengaturan index dan mengklasifikasikan dokumen organisasi.
10. Merancang dan memastikan pelaksanaan retensi dan pemusnahan dokumen sesuai schedule.
11. Mengawasi pengelolaan dokumen secara elektronik maupun dokumen berbasis kertas.
12.Mereview dokumen kebijakan perusahaan yang akan diterbitkan sebelum diedarkan.
13. Memastikan kepatuhan tata kelola dokumen sesuai dengan undang-undang dan peraturan yang relevan.
14. Melakukan pengaturan perubahan dari dokumen kertas ke dalam dokumen elektronik.
15. Menyediakan akses yang tepat terhadap informasi.
16. Melakukan bimbingan terhadap staf unit kerja lain yang terkait dengan pengelolaan dokumen perusahaan.
17. Melakukan pengendalian dan kontrol dokumen sebagai hasil pencapaian operasional kerja.
Faktor penting lainnya sebagai penunjang operasional tugas dan pengembangan pengelolaan dokumen adalah dengan menggunakan teknologi yang dapat memberikan kemudahan.hal ini sangat berguna karena setiap instansi atau perusahaan pasti memiliki dokumen yang sangat penting yang harus dilindungi keberadaannya untuk menghindari hilangnya dokumen kebocoran informasi ataupun disimpan pada tempat yang orang yang tidak kompeten.dengan mengalih media and dokumen vital dari dokumen kertas untuk menjadi dokumen elektronik maka dokumen asli kertas tidak perlu keluar masuk untuk kebutuhan yang tidak perlu penting cukup dengan dokumen soft copy yang sudah dialihmediakan.
Manajemen Dokumen Terkait Manajemen Resiko
Sebuah organisasi instansi perusahaan harus memperhatikan dengan serius pengelolaan resiko dalam manajemen dokumennya.pahamilah dengan benar resiko-resiko yang dapat terjadi dan cara mengatasi risiko untuk menghindari kerugian yang besar baik kerugian finansial reputasi operasional dan sebagainya.
Untuk mengurangi timbulnya berbagai macam resiko maka dalam manajemen dokumen instansi atau perusahaan agar:
1. Memiliki unit kerja kearsipan sendiri yang tidak boleh digabungkan dengan unit kerja lain hal ini agar pekerjaan menjadi lebih fokus.
2.memiliki pusat penyimpanan dokumen record center untuk menghindari hilang atau tercecernya dokumen dan memudahkan dalam menemukan kembali jika dibutuhkan segera.pengelolaan record center dapat dilakukan oleh instansi atau perusahaan bersangkutan atau melalui pihak ketiga dengan cara out sourcing.
3. Memiliki standar operasional prosedur sop manajemen dokumen sebagai panduan di dalam melaksanakan kegiatan tata kelola dokumen.
4. Memiliki jadwal retensi dokumen JRD yang mengakomodir dan menetapkan jangka waktu simpan dokumen sesuai dengan nilai guna dan kepentingan dokumennya.
5. mengembangkan tata kelola dokumen berbasis teknologi untuk mengurangi dokumen kertas sehingga dapat meningkatkan efisiensi baik dalam penggunaan ruangan simpan maupun kecepatan dan keakuratan dalam penemuan kembali dan akses informasi.
6. memiliki klasifikasi dokumen perusahaan untuk mengelompokkan tingkat kepentingan dokumen yaitu dokumen biasa penting dan vital.
Organisasi juga harus mengetahui cara mengelola risiko yang meliputi:
1. Menghindari risiko risk avoidance.
2. Memindahkan risiko risk transfer
3. Mengurangi efek negatif risiko risk reduction
4. Menampung sebagian atau seluruhnya semua konsekuensi resiko tertentu risk diferal.
Manajemen Emergency Plan
Manajemen emergency plan manajemen darurat merupakan kewajiban yang harus dimiliki oleh suatu organisasi.dengan kondisi alam saat ini yang rentan akan bencana alam kebakaran banjir gempa bumi dan sebagainya merupakan indikator yang jelas bahwa organisasi harus memiliki perencanaan darurat yang sistematis dan dan dimaksudkan apabila terjadi bencana operasional organisasi tidak terlalu lama terganggu dan pelayanan dapat pulih kembali dalam waktu yang relatif singkat.
Program emergency plan yang terdiri atas prevention preparedness recovery adalah tahapan-tahapan untuk memitigasi resiko dan sekaligus mengatasi sesuatu yang memang tidak dapat dihindari.
Manfaat manajemen darurat meliputi hal berikut:
1. Cepat dimulainya kembali operasi
2. Perlindungan aset vital
4. Mengurangi biaya asuransi
5. Pengurangan kesalahan dari faktor shock.
Dengan demikian bencana bukanlah suatu yang harus dihindari karena faktor alam yang tidak dapat diprediksi.jika suatu organisasi telah memiliki program manajemen darurat diharapkan tingkat kerugian yang terjadi dapat diminimalisir dan layanan publik dapat segera pulih kembali.
0 komentar:
Posting Komentar