Perencanaan Kebutuhan Perangkat Lunak dan Perangkat Keras
1.
Pendahuluan
a. Latar
belakang
Peralatan
teknologi informasi memiliki peranan yang sangat penting dalam peningkatan
kualitas kerja seorang sekretaris. Seorang sekretaris akan bekerja lebih
efektif jika perangkat yang mereka gunakan memadai dan sesuai dengan
kebutuhannya. Jika seorang sekretaris bekerja tapi perangkat yang dibutuhkan
tidak mendukung maka akan menghambat pekerjaan.
Komputer
merupakan alat pengolah data menggunakan program tertentu. Dalam hal ini bagi
sekretaris merupakan alat yang paling familier. Pekerjaan sekretaris dalam
perkantoran modern komputer merupakan alat sehari-hari. Tidak hanya digunakan
dalam pembuatan surat saja namun pengolahan data, alat hitung, dan dapat
sebagai media komunikasi. Keunggulan komputer ialah kecepatan dalam pengolahan
data, keandalan dan ketelitian. Komputer sendiri terbagi dalam dua perangkat
yaitu hardware dan software. Sedangkan hardware atau perangkat keras terdiri
dari CPU (Central Processing Unit), monitor, keybord, mouse, hadphone dan
lain-lain. untuk software atau perangkat lunak itu merupakan program-program
yang ada dalam komputer seperti microsoft office, internet exploler, dan lain-lain
sesuai kebutuhan.
Melihat
kenyataan yang ada pada saat ini dimana kebutuhan kerja sekretaris kurang
memadai terutama komputer di mana software dan hardware yang telah usang. Maka
diperlukan pembaharuan perangkat komputer tersebut, demi memperlancar kegiatan
kerja sekertaris.
2.
Kegiatan Kesekretariatan
Kesekretariatan
ialah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat yakni menunjukkan tata kerja
atau proses kerjanya sekretariat. Dengan demikian, kesekretariatan bersifat
aktif dan dinamis dalam kegiatan jasa-jasa perkantoran, terutama yang sangat
berkaitan dengan proses administrasi.
Selanjutnya
pengertian kesekretariatan adalah merupakan sifat kegiatan atau aktivitas kerja
dari seorang sekretaris, atau merupakan sifat dan macam pekerjaan yang harus
dikerjakan pada jabatan sekretaris.
Dalam
pelaksanaan kerjanya yang konkrit mengenai tugas-tugas sekretriat dari
perusahaan-perusahaan umumnya biasanya sebagai berikut (tanpa pembahasan yang
lebih jauh mengenai masing-masing kegiatannya, kecuali surat menyurat pada
point berikutnya) :
a. Persiapan
dan pelaksanaan pekerjaan dari direksi.
b. Penyelenggaraan
surat-menyurat.
c. Pengaturan
hubungan keluar.
d. Penganggaran
belanja
e. Persiapan
dan penyelenggaraan konferensi perusahaan.
f. Persiapan
dan penghadiran rapat-rapat dari dewan pengurus dan rapat umum para pemegang
saham.
g. Penerapan
atau perbaikan tata kerja yang ilmiah.
h. Penyusunan
dokumentasi dan arsip/penyimpanan warkat berdasarkan abjad, perihal, nomor,
tanggal, wilayah dan sebagainya.
i.
Wadah atau tempat pelaksanaan aktivitas atau
kegiatan dari suatu organisasi, sehingga fungsi aktivitas sekretriat tersebut
dapat dikatakan aktif ataupun tidak aktif.
3.
Kebutuhan Perangkat Keras
Perangkat Keras / Hardware
Agar OpenSID dapat bekerja dengan
optimal pada komputer, maka diperlukan perangkat keras dengan spesifikasi
minimal yang tersedia adalah sebagai berikut :
1. Komputer
Komputer yang akan digunakan
sebagai PC router dan proxy server memiliki spesifikasi
sebagai berikut :
1)
1 Ghz processor ( contoh, Intel Celeron atau
yang lebih baik )
2)
2 Gb RAM ( Memori )
3)
80 GB ruang harddisk
4)
CD/DVD atau USB flashdisk
5)
Resolusi Monitor dan VGA 1024×768 ( minimum )
6)
Koneksi Internet
Spesifikasi kebutuhan perangkat
keras atau hardware di atas merupakan kebutuhan kerja sekertaris.
4.
Kebutuhan Perangkat Lunak
Karena Sistem Informasi Desa (
SID ) OpenSID dibangun dengan bahasa pemrograman PHP dan membutuhkan webserver
agar dapat beroperasi, maka perlu dipersiapkan dahulu lingkungan perangkat
lunak tersebut yang meliputi :
1)
Sistem Operasi (Linux/Windows/Mac)
2)
Webserver Apache2
3)
MySQL
4)
PHP5
5)
Koneksi Internet
5.
Kesimpulan
Tugas-tugas
sekretaris yang menggunakan teknologi perkantoran meliputi : tugas rutin, tugas
intruksi, tugas kreatif dan tugas hubungantentang teknologi perkantoran yang
digunakan untuk kerja yang efektif dan efisien dalam dunia kerja. Teknologi
perkantoran merupakan salah satu alat pendukun melaksanakan tugas-tugas
sekrataris yang berupa alat-alat kantor atau mesin-mesin kantor. Tugas-tugas
sekretaris yang ditekakankan pada pemanfaatan teknologi perkantoran akan
membantu kerja managerial pimpinan untuk tercapainya kerja yang efektif dan
efisien.
0 komentar:
Posting Komentar