Pengambangan Sistem Dalam Sebuah Organisasi

Pengambangan Sistem Dalam Sebuah Organisasi

BAB I

Pendahuluan

Latar Belakang

Sistem informasi mempunyai peranan penting dalam sebuah organisasi suatu institusi. Sistem informasi memberikan dukungan terhadap kelancaran tugas pokok dan fungsi organisasi,mulai dari manajer pada jenjang yang paling bawah dalam hari organisasi sampai dengan jenjang yang paling tinggi. sistem informasi membantu berbagai tugas dan fungsi baik dalam masalah administratif maupun teknis pada semua angkatan manajemen. Oleh karena itu sistem informasi sangat penting bagi organisasi dalam melakukan perencanaan dan pengembangan sistem informasi. Dengan mengembangkan sistem informasi tersebut maka organisasi dapat lebih berdaya guna untuk mencapai tujuan organisasi yang diharapkan.

Informasi yang baik dan akurat akan membuat sebuah organisasi atau perusahaan berkembang menjadi lebih baik, karena dengan adanya informasi para pengelola dapat mengenal lebih baik kondisi obyektif dari organisasi atau perusahaan.

Untuk dapat menghasilkan sebuah informasi yang baik dan akurat maka dibutuhkan sebuah sistem informasi yang baik pula. Sistem informasi adalah suatu sinergi antara data, mesin pengolah data (yang biasanya meliputi komputer, program aplikasi dan jaringan) dan manusia untuk menghasilkan informasi. Karena fungsi dari sistem informasi itu adalah menyajikan atau memberikan infomasi, sehingga bila sistem tersebut mengalami gangguan atau kerusakan maka sebuah informasi tidak akan disajikan secara baik dan benar. Oleh karena itulah dibutuhkan pengembangan sistem informasi guna memaksimalkan kinerja suatu sistem informasi.

Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan ini supaya kita mengetahui tentang perencanaan pengembangan sistem dalam sebuah organisasi baik secara administrative maupun teknis pada semua managemen.

BAB II

Metode Pengumpulan Data

Pengembangan sistem informasi (information system development) adalah suatu proses pengkaji situasi organisasi,kemudian mendesain solusi berdasarkan permasalahan yang dihadapi organisasi sehingga dapat memperbaiki situasi tersebut, memperoleh sumber daya keuangan,dan menerapkan teknologi informasi yang sesuai dengan kebutuhan melalui pengembangan dan implementasi solusi yang telah didesain dalam sistem informasi tersebut.

Pengembangan sistem dapat berarti penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. sistem lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal:

1.      Adanya permasalahan permasalahan yang timbul di sistem yang lama.

a)      Ketidakberesan pada sistem yang lama tidak dapat berjalan atau berfungsi sebagaimana yang diharapkan.

b)      Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya suatu sistem yang baru. pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhan informasi yang semakin luas dan volume pengelolaan data yang semakin meningkat.

2.      Untuk meraih kesempatan-kesempatan. organisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat mendukung dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen.

3.      Adanya intruksi/desakan dari organisasi. Penyusunan sistem yang baru dapat pula terjadi karena adanya intruksi-intruksi dari pimpinan atau dari luar organisasi karena adanya permasalahan kesempatan atau intruksi. sistem yang baru perlu dikembangkan untuk memecahkan permasalahan yang timbul untuk meraih kesempatan yang ada atau memenuhi intruksi yang diberikan dengan adanya sistem yang baru diharapkan terjadi peningkatan.

a)      Peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.

b)      Peningkatan terhadap kinerja sistem sehingga menjadi lebih efektif.

c)      Peningkatan terhadap efisiensi operasi.

Definisi sistem ada dua kelompok besar, itu penekanan pada prosedur dan penekanan pada elemen. Pada dasarnya keduanya tidak saling berlawanan hanya bagaimana cara mengetahui suatu sistem, mempelajari sistem itu sendiri dan mengambil definisinya. Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedur didefinisikan oleh Gerald.J (1991) suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Pendekatan sistem yang menekankan pada elemen atau komponen menurut Robert G.Murdick (1993) berpendapat bahwa seperangkat elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Definisi informasi, Informasi adalah faktor yang penting dalam sistem untuk pengambilan keputusan. Definisi informasi itu sendiri menurut Gordon. B.Davis (1958) berpendapat bahwa informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti dan berguna bagi penerimanya untuk pengambilan keputusan masa kini maupun yang akan datang.

Sumber dari informasi adalah data yang kemudian diolah dengan kriteria tertentu untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Data didefinisikan sebagai kelompok dari simbol-simbol teratur yang mewakili kuantitas tindakan benda dan sebagainya. Defiinisi lain dari data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian. Informasi yang dihasilkan dari pengolahan data haruslah mempunyai kualitas yang baik. Kualitas informasi tergantung dari tiga hal pokok yaitu:

1. Akurat

Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan. Informasi harus akurat Karena dari sumber informasi sampai kepenerima kemungkinan banyak terjadi gangguan ynag dapat mengubah atau merusak informasi tersebut.

2. Tepat waktu

Dapat berarti informasi datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan. Apabila dalam pengambilan keputusan terlambat ,hal itu dapat berakibat fatal bagi organisasi.

3. Releven

Relevan berarti informasi tersebut menpunyai manfaat untuk pemakainya karena batas relevansi seseorang berbeda, informasi bisa dikatakan berguna jika benar-benar berguna dan dibutuhkan pemakainya

BAB III

Hasil dan Pembahasan

Metodologi Pengembangan Sistem

Pengembangan perangkat lunak yang mendasari pembangunan system ini adalah menggunakan system development life cycle (SDLC) .SDLC (system development life cycle ) berfungsi untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah dan setiap tahapan yang secara garis besar terbagi dalam tiga kegiatan yaitu :

1. Analysis

Tahapan analisis digunakan oleh system untuk membangun keputusan. Apabila system saat ini mempunyai masalah atau sudah tidak berfungsi secara baik ,dan hasil analisisnya digunakan sebagai dasar untuk memperbaiki system.

2. Perancangan / desain

Tahapan perancangan memiliki tujuan untuk mendesain system batu yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatife sistem yang terbaik.

3. Implementasi

Tahap implementasi memiliki beberapa tujuan ,yaitu untuk melakukan kegiatan spesifikasi rancangan logical kedalam kegiatan yang sebenarnya dari sistem informasi yang akan dibangunnya lalu mengimplentasikan system yang baru tersebut kedalam salah satu bahasa pemograman yang paling sesuai. Pada tahap ini juga harus dijamin bahwa system yang baru dapat berjalan secara optimal. Kegiatan yang dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah pembuatan pemograman dan test data,pelatihan dan pergantian system.

Bentuk Perancangan Sistem Teknologi Informasi

Perancangan sistem teknologi informasi terbagi menjadi 2 (dua) bentuk :

1. Perancangan sistem teknologi informasi secara umum.

Yaitu perancangan sistem teknologi informasi yang terkonsep, masuk akal, dirancang dengan daya fikir yang luas / secara makro. Analisis sistem dan desain sistem secara umum bergantung satu sama lain. Dari proses pengumpulan, analisis dan digambarkan atau didesain secara umum.

2. Perancangan sistem teknologi informasi secara terinci / phisik.

Yaitu perancangan sistem teknologi informasi yang memberikan gambaran yang jelas atau rancang bangun (desain) yang lengkap kepada programmer. Pada perancangan sistem ini programmer, user dan para ahli teknik ikut terlibat. Tujuan dari desain sistem ini adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru.

Tahap Perancangan Sistem Teknologi Informasi

Hal – hal atau tahap-tahap yang harus diperhatikan dalam perancangan teknologi informasi yaitu :

Perancangan Output

Perancangan output atau keluaran merupakan hal yang tidak dapat diabaikan, karena laporan atau keluaran yang dihasilkan harus memudahkan bagi setiap unsur manusia yang membutuhkannya.

Tipe output dapat dibedakan :

Eksternal

Tujuan output untuk informasi diluar organisasi pemakai. Contohnya : faktur, check, tanda terima pembayaran, dll.

Internal

Tujuan output untuk informasi dilingkungan organisasi pemakai. Contohnya : laporan-laporan terinci, laporan-laporan ringkasan, dll.

Yang harus diperhatikan dalam perancangan output :

·         Tipe output (Eksternal, Internal)

·         Isi output (keterangan atau informasi)

·         Format output (berupa keterangan/narrative, tabel atau grafik)

·         Frekuensi (banyaknya pencetakan dalam periode tertentu)

Langkah-langkah Perancangan Output Secara Umum :

·         Menentukan kebutuhan Output dari sistem yang baru

·         Output yang akan dirancang dapat ditentukan dari DFD sistem baru yang telah dibuat.

·         Menentukan parameter dari Output (lihat yang harus diperhatikan dalam perancangan Output)

Perancangan Input

Tujuan dari Perancangan Input adalah :

·         Untuk mengefektifkan biaya pemasukan data.

·         Untuk mencapai keakuratan yang tinggi.

·         Untuk menjamin pemasukan data dapat diterima & dimengerti oleh pemakai.

Proses Input dapat melibatkan dua atau tiga tahapan utama, yaitu :

·         Data capture / Penangkapan data

·         Data preparation / Penyiapan data

·         Data entry / Pemasukan data

Input yang menggunakan alat input tidak langsung mempunyai 3 (tiga) tahapan utama, yaitu data capture, data preparation dan data entry. Sedangkan input yang menggunakan alat input langsung terdiri dari 2 (dua) tahapan utama, yaitu data capture dan data entry.

Tipe Input

Eksternal

Pada tipe ini pemasukan data berasal dari luar organisasi.

Contoh : faktur pembelian, kwitansi-kwitansi dari luar organisasi, dll

Internal

Pada tipe ini pemasukan data hasil komunikasi pemakai dengan sistem

Contoh : faktur penjualan, order penjualan, dll

Yang perlu diperhatikan dalam Perancangan Input adalah :

1.      Tipe input

2.      Fleksibel format

3.      Kecepatan

4.      Akurat

5.      Metode verifikasi

6.      Mudah dikoreksi

7.      Keamanan

8.      Mudah digunakan

9.      Kompatibel dengan sistem yang lain

10.  Biaya yang ekonomis

Langkah-langkah Perancangan Input Secara Umum :

·         Menentukan kebutuhan Input dari sistem yang baru.

·         Input yang akan dirancang dapat ditentukan dari DFD sistem baru yang telah dibuat.

·         Menentukan parameter dari Input.

Perancangan Database

Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan database system. Sistem basis data (database system) ini adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya.

Langkah-langkah Perancangan Database secara umum :

1. Menentukan kebutuhan file database untuk sistem baru

2. Menentukan parameter dari file database

Perancangan Kontrol

Tujuannya agar keberadaan sistem setelah diimplementasi dapat memiliki keandalan dalam mencegah kesalahan, kerusakan serta kegagalan proses sistem.

Membuat Sistem

1.      Perencanaan

Perencanaan adalah membuat semua rencana yang berkaitan dengan proyek sistem informasi. kalau kita ingin membangun rumah maka kita akan melakukan perencanaan bagaimana pondasinya , bagaimana struktur bangunannya, mau memakai material apa saja, apa warna dindingnya, tak ketinggalakan pula merencanakan anggaran budget yang harus kita keluarkan. begitu pula untuk membangun sistem informasi, sistem informasi apa saja, sistem informasi HRD, Logistik, Finance semuanya harus direncanakan. Dalam perencanaan, hampir semua pihak yang terlibat dalam proyek sistem informasi harus diikutsertakan, mulai manajer proyek (Project Manager) , user, calon pengguna sistem informasi, Busines Process Analyst , Sistem Analyst, Programmer sampai Tester.

Ada point-point penting perencanaan yang perlu dibuat dalam membangun sistem informasi :

1)      Feasility study, yaitu membuat studi kelayakan untuk sistem informasi yang akan dibuat, seperti membuat kajian bagaimana proses bisnis akan berjalan dengan sistem baru dan bagaimana pengaruhnya.

2)      Budget, yaitu membuat alokasi dan pengaturan pembiayaan proyek, termasuk biaya perjalanan dan biaya lembur.

3)      Sumber daya, yaitu membuat alokasi sumber daya yang akan dipakai dalam proyek, misalnya jumlah tim, ketersediaan perangkat komputer dan sumber daya yang lain.

4)      Cakupan (Scope) , yaitu menentukan batasan ruang lingkup sistem informasi yang akan dibangun.

5)      Alokasi waktu, yaitu membuat alokasi waktu untuk keseluruhan proyek, setiap langkah, setiap tim, dan masing-masing aktifitas, mulai perencanaan sampai saat sistem informasi go live.

2.      Analisa

Setelah perencanaan selesai, langkah berikutnya adalah membuat analisa (analyst). Analisa adalah menganalisa workflow sistem informasi yang sedang berjalan dan mengindentifikasi apakah workflow telah efisien dan sesuai standar tertentu. Analisa dilakukan oleh Business Processs Analyst (BPA) yang berpengalaman dan/atau memahami workflow sistem manajemen di area yang sedang dianalisa. Analisa biasanya dilakukan dengan beberapa cara :

·         Ikut terlibat, BPA ikut terlibat langsung dan mengamati workflow yang sedang dijalankan.

·         Wawancara, BPA melakukan wawancara kepada user yang menjalankan workflow dalam sistem manajemen.

3.      Desain

Setelah proses analisa selesai, selanjutnya adalah membuat desain (design). Desain adalah langkah yang sangat penting dalam siklus SDLC karena langkah ini menentukan fondasi sistem informasi. kesalahan dalam desain dapat menimbulkan hambatan bahkan kegagalan proyek.

Ada 2 jenis desain yang dibuat di langkah ini, yaitu desain proses bisnis dan desain pemrograman.

a)Desain Proses Bisnis

Seperti halnya analisa, desain proses bisnis juga dikerjakan oleh BPA. BPA akan mendesain kembali semua workflow agar menjadi lebih efisien dan mengintegrasikannya satu sama lain menjadi satu kesatuan. Contoh desain proses bisnis adalah Order to Cash, yaitu mendesain bagaimana workflow dari proses penerimaan order reparasi/service mobil, proses pembagian kerja di tim mekanik hingga proses saat pelanggan melakukan pembayaran di kasir.

b)Desain Pemrograman

Desain pemrograman dilakukan oleh Sistem Analis (SA) yaitu membuat desain yang diperlukan untuk pemrograman berdasarkan desain proses bisnis yang telah dibuat oleh BPA. desain ini akan menjadi pedoman bagi programmer untuk menulis source code. Desain pemrograman meliputi :

1)Desain database, Mendesain database merupakan tantangan terbesar dalam membangun sistem informasi, yaitu bagaimana menyimpan data dan bagaimana mendapatkan kembali dengan mudah. tidak sembarangan orang yang mendesain database harus paham, Database Management System (DBMS) , relasi database bagaimana membagi database ke beberapa tabel yang saling berkaitan,  Normalisasi database agar database yang dibangun dalam bentuk normal dan lain sebagainya.

2)Desain Screen Layout, yaitu tampilan depan layar. desain user-friendly , mudah dipahami, mudah digunakan, navigasi nya jelas. pemilihan warna juga berpengaruh pada nyamannya user menggunakan sistem informasi.

3)Desain Diagram Proses, yaitu flowchart yang menggambarkan algoritma dan logika suatu program.

4)Desain Report Layout, yaitu desain laporan yang dihasilkan dari sistem informasi, bagaimana mengatur text saat laporan diprint dsb.

4. Pengembangan

Pekerjaan yang dilakukan di tahap pengembangan (development) adalah pemrograman. Pemrograman adalah pekerjaan menulis program komputer dengan bahasa pemrograman berdasarkan algoritma dan logika tertentu. orangnya disebut Programmer. Dalam menulis program, programmer akan berpedoman pada desain yang dibuat oleh System Analyst, misalnya desain database, screen layout, report layout dan  desain diagram proses. Beberapa saran untuk Programmer :

·         Buatlah program flow sesederhana mungkn, demikian pula flow logic nya. Hindari trik-trik pemrograman yang tidak perlu. Hal ini paling sering dilakukan programmer pemula. sebuah program dikatakan baik bila dapat berfungsi sesuai dengan yang diharapkan dan program flow atau flow logicnya dapat dengan mudah dimengerti oleh programmer lainnya dan tidak diukur dari berapa jumlah baris source-code nya.

·         Hindari penggunaan hard code dalam program, yaitu memasukkan kode-kode tertentu yang bersifat absolut sehingga ketika sistem informasi akan diimplementasikan ke anak perusahaan lain, sistem tersebut menjadi tidak bisa digunakan.

·         Buatlah dokumentasi untuk setiap program yang terdiri atas dokumentasi dalam source code program dan berupa keterangan tentang flow logic program.

·         Buatlah standarisasi untuk program, misalnya nama program dan gaya penulisan program.

·         Buatlah library yang berisi kumpulan source  code , baik function, include, subroutine dan lain-lain yang dapat dipakai ulang.

·         Biasakan meletekkan source code di flow logic yang sesuai, misalnya perintah untuk mencari data diletakkan di flow logic data retrieval.

·         Jangan mulai menulis program sebelum program flow dan seluruh flow logic-nya dimengerti.

5. Testing

Testing adalah proses yang dibuat sedemikian rupa untuk mengidentifikasi ketidaksesuaian hasil sebuah sistem informasi dengan hasil yang diharapkan. ketidaksesuaian tersebut dapat berupa penyimpangan dari yang seharusnya(discrepancies) atau kesalahan proses (bug). Discrepancies disebabkan oleh perencanaan, analisa, dan desain yang tidak berjalan dengan baik, sedangkan bug disebabkan oleh pengembangan yang tidak benar. semakin besar dan kompleks sebuah sistem informasi , semakin besar pula kemungkinan memiliki discrepancies dan bug.

6. Implementasi

Implementasi adalah proses untuk menerapkan sistem informasi yang telah dibangun agar user menggunakannya menggantikan sistem informasi yang lama.

Proses Implementasi :

a. Memberitahu user

b. Melatih user

c. Memasang sistem (install system)

d. Entri/Konversi data

e. Siapkan user ID

7. Pengoperasian dan Pemeliharaan

Langkah Paling akhir adalah pengoperasian dan pemeliharaan.  selama sistem informasi beroperasi, terdapat beberapa pekerjaa rutin yang perlu dilakukan terhadap sistem informasi, antara lain :

·         System Maintenance, System Maintenance adalah pemeliharaan sistem informasi, baik dari segi hardware maupun software. System maintenance diperlukan agar sistem informasi dapat beroperasi dengan normal untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan.

·         Backup & Recovery, Sistem informasi yang baik harus mempunyai perencanaan backup dan recovery. Sistem informasi yang sedang beroperasi sewaktu-waktu dapat terganggu, misalnya oleh kerusakan perangkat keras (hardware), serangan virus, atau bencana alam. Backup adalah kegiatan membuat duplikat program aplikasi dan database dari production Environtment ke dalam media lain seperti tape dan CD, sedangkan recovery adalah kebalikan dari backup, yaitu mengembalikan program aplikasi dan DBMS sebuah sistem informasi yang rusak ke keadaan semula dengan memakai data dari hasil backup.

·         Data Archive, Data-data sistem informasi yang tersimpan dalam database di harddisk disebut data on-line. seiring dengan berjalannnya waktu, data tersebut akan terus bertambah sehingga dapat menyebabkan harddisk penuh dan menurunkan kinerja DBMS. Untuk itu dalam jangka waktu tertentu data-data tersebut perlu di-archive. Data Archive adalah proses mengekstraksi data dari database dan menyimpannya di media lain seperti tape dan CD yang disebut data off-line . dan menghapusnya dari hard disk.

BAB IV

KESIMPULAN

Informasi sangat bermanfaat bagi manusia karena dapat membantu dalam pekerjaan sehari-hari, dan teknologi informasi akan lebih membantu manusia untuk mendapatkan banyak informasi. Walau begitu seiap pengguna teknologi informasi harus menggunakannya dengan semestiya dan tidak merugikan siapapun.

Sebuah informasi yang baik dapat dihasilkan oleh sebuah sistem informasi yang baik pula. Pengembangan sistem informasi berguna untuk meningkatkan kualitas informasi yang dihasilkan. Dengan melakukan pengembangan sistem informasi dapat memperbaiki kesalahan-kesalahan atau problem pada sistem informasi dan dapat menghemat biaya pengeluaran bagi sebuah perusahaan atau organisasi.

Pengambangan Sistem Dalam Sebuah Organisasi 2019-12-12T21:22:00+07:00 Rating: 4.5 Diposkan Oleh: Semoga Berkah