Strategi Pemeliharaan dan Pengamanan
Arsip Elektronik
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Pemeliharaan dan pengamanan arsip
merupakan elemen penting dalam program kearsipan. Tujuannya adalah untuk
memperpanjang kehidupan agar arsip dapat tetap digunakan, baik dalam kegiatan
hari-hari suatu organisasi maupun untuk kepentingan penelitian.
Pengelolaan dan pemeliharaan
arsip elektronik mungkin merupakan masalah paling penting yang mempengaruhi
arsiparis dan profesi informasi lainnya saat ini. Secara sederhana arsip elektronik secara
fisik dan intelektual Rapuh. Arsip elektronik mudah dimanipulasi serta tidak
dapat digunakan hanya melalui degradasi fisik media arsip tetapi juga melalui
perubahan perangkat keras dan perangkat lunak yang tersedia. Secara fisik Media
elektronik kurang stabil dibanding dengan media pendahulunya seperti kertas dan
lain-lain, serta dengan rentang yang lebih pendek, Oleh karena itu arsip elektronik harus
benar-benar dipelihara dengan baik dan benar.
Proses pemeliharaan dan
pengamanan arsip elektronik membentang pada seluruh daur hidup arsip sejak
pencipta hingga penyusutan serta reproduksinya untuk pelestarian bagi semua
generasi. Proses keseluruhan pemeliharaan dan pengamanan arsip elektronik harus
berkelanjutan. Tujuan utama dari
pemeliharaan dan pengamanan arsip elektronik adalah untuk memilih,
melestarikan, dan menyediakan arsip untuk penggunaan arsip dan informasinya
khususnya yang memiliki nilai guna permanen atau berkelanjutan. kegiatan pemeliharaan dan pengamanan arsip
digital penting untuk menjamin kelanjutan penggunanya.
Strategi pemilihan pengamanan
arsip elektronik adalah pendekatan yang diadopsi oleh organisasi untuk menjamin
bahwa konten arsip elektronik tetap dalam bentuk yang dapat digunakan dari
waktu ke waktu. Strategi ini bekerja dengan mengidentifikasi pemicu khusus yang
akan menentukan Kapan kegiatan pemeliharaan dan pengamanan arsip elektronik
dapat dilakukan. Beberapa teknik pemeliharaan
dan pengamanan saat ini untuk mendukung berbagai strategi pelestarian antara lain migrasi dan emulsi. pemilihan
strategi serta teknik menjadi bagian paling sulit dalam upaya pemeliharaan dan
pengamanan arsip elektronik aspek teknis serta proses dan keuangan suatu format
dasar strategi untuk pengambilan keputusan memilih strategi ini.
Rumusan Masalah
Apa itu arsip elektronik?
Bagaimana cara pemeliharaan dan pengamanan arsip
elektronik?
BAB II
PEMBAHASAN
Arsip Elektronik Adalah definisi
lain dari Elektronic Archive (e-Archive) yang artinya sistem atau tata cara
mengumpulkan informasi, yang berbentuk dokumen yang direkam serta disimpan
menggunakan teknologi komputer yang berupa dokumen elektronik (Document
Management System/e-Documents). Tujuannya agar dokumen mudah dilihat, dikelola,
ditemukan dan dipakai kembali.
Pengertian Arsip Elektronik Menurut Para Ahli
Pengertian arsip elektronik menurut Australian
Archives adalah arsip yang dicipta atau dipelihara, sebagai bentuk
transaksi, aktifitas, dan fungsi lembaga
atau individu yang ditransfer dan diolah di dalam dan diantara sistem komputer.
Pengertian arsip elektronik menurut NARA adalah
arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format, yang dimana hanya komputer
yang dapat memprosesnya. Arsip elektronik dinamakan juga dengan machine
readable records (arsip yang hanya bisa dibaca melalui mesin). Elektronic
records adalah suatu informasi dalam file serta media elektronik yang dibuat,
diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya
sebagai bukti kegiatan.
Pengertian arsip elektronik menurut Sugiarto adalah
sebuah arsip yang konsepnya masih sama dengan konsep arsip konvensional. Bila
pada arsip berbasis elektronik memiliki kabinet virtual, yang di dalamnya
berisi map virtual. Dan dalam map virtual itu berisi lembaran arsip yang sudah
dikonvensi dalam bentuk file digital.
Pengertian arsip elektronik atau sistem kearsipan
menurut Priansa dkk adalah kombinasi serta penyusunan yang unik, dari unsur
proses kearsipan yang didesain untuk mencari solusi atas masalah kearsipan
hingga tujuan yang sudah ditetapkan bisa dicapai.
Dalam dunia digital ( elektronik) arsip adalah
konstruksi atau entitas yang muncul sebagai akibat dari manipulasi data
menggunakan perangkat lunak dan perangkat keras pada waktu tertentu. Karakteristik arsip elektronik dapat
ditentukan berdasarkan definisi arsip yang diberikan dalam ISO 15489- 2001,
yaitu informasi yang dibuat, diterima, dan dipelihara sebagai bukti dan
informasi oleh organisasi atau orang, sesuai dengan kewajiban hukum atau dalam
transaksi bisnis bahwa:
1.
untuk
menjadi arsip, informasi harus mengambil bagian dalam;
2.
beberapa
jenis transaksi bisnis, Mengingat bahwa' bisnis' ini mungkin dapat dilakukan
oleh individu pribadi atau badan hukum; dan
3.
arsip
juga harus dipelihara oleh organisasi atau orang yang terlibat dalam bisnis
sebagai bukti yang dapat diandalkan.
Sebuah komponen digital arsip elektronik adalah objek digital, yaitu bagian dari arsip
elektronik, atau yang mengandung satu atau lebih bagian dari satu atau lebih
arsip elektronik, serta yang memiliki metode khusus untuk penyimpanan dan reproduksi. Setiap arsip elektronik memiliki setidaknya
satu komponen digital yaitu aliran bit yang mewakili yang terdapat dalam
arsip. Setiap komponen digital memiliki
satu atau lebih metode yang terkait atau program untuk decoding bitstream dan menyajikannya untuk digunakan.
Pemeliharaan Dan Pengamanan Arsip Elektronik
Proses pemeliharaan dan
pengamanan arsip elektronik membentang pada seluruh daur hidup arsip sejak
pencipta hingga penyusutan serta reproduksinya untuk pelestarian bagi semua
generasi. Proses keseluruhan pemeliharaan dan pengamanan arsip elektronik harus
berkelanjutan. Tujuan utama dari
pemeliharaan dan pengamanan arsip elektronik adalah untuk memilih,
melestarikan, dan menyediakan arsip untuk penggunaan arsip dan informasinya
khususnya yang memiliki nilai guna permanen atau berkelanjutan. kegiatan pemeliharaan dan pengamanan arsip
digital penting untuk menjamin kelanjutan penggunanya.
Kebijakan pemeliharaan dan pengamanan arsip
elektronik memiliki dua tujuan. pertama,
untuk menentukan suatu organisasi melakukan pemeliharaan dan pengamanan arsip
elektronik dengan menjelaskan:
1.
tujuan
serta arah heran dan pengamanan arsip elektronik
2.
bagaimana
pemeliharaan dan pengamanan arsip elektronik memungkinkan bagi lembaga
kearsipan untuk mencapai tujuan utama sebagai lembaga memori kolektif bangsa
3.
bagaimana
pemeliharaan dan pengamanan arsip elektronik sejalan dengan tujuan yang lebih
luas setiap organisasi induk strateginya
4.
manfaat
jangka panjang akses terhadap data untuk digunakan kembali dan risiko ekonomi,
resiko reputasi, serta resiko budaya
untuk mengatasi ini melalui pemeliharaan dan pengamanan arsip elektronik.
Kedua, kebijakan bagi otoritas bagi organisasi untuk
melakukan pemeliharaan dan pengamanan arsip elektronik dalam hal:
1.
memberikan
penjelasan dan tanggung jawab baik di dalam serta pihak luar
2.
mendefinisikan
secara singkat kriteria keberhasilan yang dapat diukur
3.
menentukan
cakupan kegiatan pemeliharaan dan pengamanan arsip termasuk kategori arsip yang
lebih luas
4.
menentukan
Kapan serta lembaga kearsipan dapat menilai arsip elektronik yang disajikan
kepada mereka untuk dikelola karena
nilai guna sejarah dan karakter
teknologinya
5.
menunjukkan
adanya standar yang Harus dipatuhi Dalam strategi pemeliharaan dan pengamanan
arsip
Ketentuan peraturan perundang-undangan pemeliharaan
dan pengamanan arsip di Indonesia tercakup dalam undang-undang Nomor 43 Tahun
2009 tentang kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
pelaksanaan undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan.
Pilihan Strategi Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
Elektronik
Karena teknologi memungkinkan informasi yang dibuat,
dimanipulasi, disebarluaskan, dicari, dan disimpan dengan mudah meningkat, maka
menjaga akses terhadap masih ini menimbulkan tantangan yang signifikan. pilihan
strategi akan tergantung pada sifat dari material dan aspek apa yang harus
dipertahankan.
Refreshing, yaitu menyalin informasi tanpa mengubahnya,
memberikan solusi jangka pendek untuk memilih terhadap arsip elektronik dengan
menjamin informasi yang disimpan pada media yang lebih baru sebelum media lama
untuk melampaui titik di mana informasi dapat diambil.
Migrasi informasi dari 1 konfigurasi perangkat keras
atau lunak ke perangkat keras atau lunak lain atau dari satu kasih teknologi
komputer ke generasi berikutnya berikan satu metode penanganan keusangan
teknologi. sementara, kesesuaian terhadap standar akan membantu dalam
memelihara akses terhadap arsip elektronik harus diakui bahwa standar teknologi
itu sendiri kembang pesat.
Emulasi teknologi berpotensi Memberikan manfaat yang
besar dalam memelihara dan mengamankan fungsionalitas tas objek
elektronik. namun manfaat praktis untuk
aplikasi ini belum juga ditunjukkan.
Enkapsulasi, sebagai mengelompokkan bersama objek
elektronik dan objek lainnya yang diperlukan untuk menyediakan kertas terhadap
objek tersebut, telah diusulkan sejumlah
peneliti sebagai strategi yang berguna dalam hubungannya dengan metode lain
dari pemeliharaan dan pengamanan arsip elektronik.
Pengamanan Informasi
Agar informasi di dalam arsip elektronik jatuh
ketangan pihak yang tidak bertanggung jawab, perlu kiranya diberika penanganan
khusus untuk arsip jenis ini, kegiatan pengamanan informasi dalam arsip
elektronik adalah sebagai berikut:
1.
Menciptakan
prosedur standar dalam pengoperasian yang menjamin keamanan terhadap
kemungkinan penggunaan informasi yang tidak sah oleh pihak-pihak yang tidak
berhak.
2.
Melakukan
pemeliharaan perangkat keras (hardware), dan melakukan penyesuaian teknologi
secara berkala.
3.
Melakukan
pemeliharaan perangkat lunak (software), dan melakukan penyesuaian secara
berkala.
Pemeliharaan Fisik Arsip Elektronik
Sedangkan pemeliharaan arsip elektronik dilakukan
agar fisik arsip tidak rusak. Karena jika fisik arsip rusak biasanya data yang
berada di dalam fisik arsip elektronik pun ikut rusak pula. Berikut cara
pemeliharaan fisik arsip elektronik tersebut:
1.
Penggunaan
perangkat keras (komputer,laptop,hardisk, flashdisk), dengan baik sesuai
prosedur.
2.
Menggunakan
software asli (bukan bajakan)
3.
Mem
back up data secara berkala
4.
Menyimpan
arsip elektronik di tempat yang terlindung dari medan magnet, debu, panas yang
berlebihan, dan air.
5.
Menjaga
kestabilan suhu tempat arsip tersebut berada, rata-rata antara 11-22 C dan
kelembapan antara 45-65% RH.
Dengan menerapkan pemeliharaan arsip elektronik
dengan baik, diharapkan data informasi penting yang berada pada arsip
elektronik akan bertahan lama sekaligus melindungi data tersebut dari pihak
lain yang tidak berkepentingan
BAB III
PENUTUPAN
Kesimpulan
Dari tulisan di atas dapat
disimpulkan bahwa arsip elektronik mempunyai peranan penting dalam penyimpanan
arsip dengan mengikuti perkembangan jaman. Tujuan utama dari pemeliharaan dan
pengamanan arsip elektronik adalah untuk memilih, melestarikan, dan menyediakan
arsip untuk penggunaan arsip dan informasinya khususnya yang memiliki nilai
guna permanen atau berkelanjutan.
kegiatan pemeliharaan dan pengamanan arsip digital penting untuk
menjamin kelanjutan penggunanya. Maka dari itu sebagai pengelola arsip harus
mengetahui cara pemeliharaan dan pengamanan arsip supaya arsip dalam media
elektronik dapat dijaga kelestarianya.
Daftar pustaka:
BMP ASIP4320 Pemeliharaan dan pengamanan arsip, Desi
Pratiwi
https://www.ruangguru.co.id/pengertian-arsip-elektronik-manfaat-dan-komponennya-lengkap/
0 komentar:
Posting Komentar