RELOKASI
REKORDS CENTRE DAN PERAN PENYEDIA JASA LAYANAN KEARSIPAN
BAB
I
PENDAHULUAN
1.1 Latar
Belakang
Relokasi
record sentre adalah tugas besar yang harus disiapkan dengan matang karena
mengorganisasikan seluruh sumber daya yang ada. semua persiapan dan perencanaan
dilakukan dengan koordinasi yang baik khususnya dengan pihak penyedia layanan
untuk menghindari kesalahan teknis di lapangan.
Tugas
yang paling penting dan esensial dari relokasi adalah packing, loading, moving,
pembongkaran dan menata ulang kembali. Tugas ini sulit untuk dilakukan dan
penuh dengan risiko. Tindakan pencegahan perlu diambil untuk membuat proses
relokasi aman dan lancar. Orang harus membuat rencana relokasi yang tepat untuk
menghindari kekacauan proses relokasi. Selain itu standar operasional prosedur
(SOP) relokasi harus dibuat agar pelaksanaan dari awal sampai dengan akhir
sesuai dengan perencanaan. peran manajer dokumen sangat penting dan menentukan
dalam mengendalikan semua proses yang telah disiapkan dengan baik sehingga
mengurangi dan memperkecil tingkat kesalahan di lapangan.
Relokasi
record center (RC) adalah suatu kegiatan pemindahan lokasi record center dari
satu lokasi ke lokasi lain karena beberapa alasan tertentu yang diharapkan akan
memberikan dampak yang menguntungkan baik dari segi efisiensi dan efektivitas
pengelolaan maupun segi ekonomis.
Setiap
perusahaan memiliki kepentingan dan kebutuhannya sendiri sendiri untuk
melakukan relokasi record center. perusahaan tidak mungkin akan memutuskan
relokasi jika memang tidak ada kepentingan yang menguntungkan atau kebutuhan
mendesak yang memang tidak dapat dihindari, karena relokasi akan membutuhkan
biaya yang tidak sedikit meliputi biaya pemindahan (moving), renovasi/bangun
gedung baru, biaya perizinan lokasi baru,pembelian peralatan yang disesuaikan
dengan lokasi baru, dan sebagainya.
1.2 Rumusan
Masalah
a.
Bagaimana cara merelokasi record
centre
b.
Apa persiapan yang harus dilakukan
dalam merelokasi record centre
c.
Bagaimana tahapan pelaksanaan relokasi
1.3 Maksud
dan Tujuan
Tujuan
penulisan supaya pembaca mengetahui tatacara melakukan relokasi record centre
yang baik dan bagaimana peran layanan jasa kearsipan dalam hal ini.
BAB
II
TINJAUAN
PUSTAKA
Pusat
Arsip (Records Center) adalah tempat dengan spesifikasi tertentu yang dirancang
untuk menyimpan, memelihara, merawat, dan mengelola arsip inaktif dengan maksud
agar tercapai efisiensi dan efektivitas. Bila arsip inaktif termasuk laporan
badan korporasi yang dianggap memiliki nilai jangka panjang maka arsip inaktif
semacam itu perlu ditempatkan dalam sebuah tempat khusus atau setelah dinilai
operasionalnya berakhir kemudian di transfer ke depo arsip dikenal dengan nama
records center atau pusat arsip inaktif.
Penjelasan
Pasal 47 ayat (1) PP Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun
2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa penyimpanan arsip inaktif dilakukan
pada sentral arsip inaktif atau records center sebagai tempat penyimpanan arsip
inaktif, pada bangunan yang dirancang untuk penyimpanan arsip.
Pengertian
relokasi dalam kamus Indonesia diterjemahkan adalah membangun kembali tempat
yang baru, harta kekayaan, termasuk tanah produktif dan prasarana umum di
lokasi atau lahan lain. dalam relokasi adanya objek dan subjek yang terkena
pajak dalam perencanaan dan pembangunan lokasi. secara harafiah dan lokasi
adalah penataan ulang dengan tempat yang baru atau pemindahan dari tempat lama
ke tempat yang baru.
Relokasi
record center (RC) adalah suatu kegiatan pemindahan lokasi record center dari
satu lokasi ke lokasi lain karena beberapa alasan tertentu yang diharapkan akan
memberikan dampak yang menguntungkan baik dari segi efisiensi dan efektivitas
pengelolaan maupun segi ekonomis.
BAB
III
PEMBAHASAN
Setiap
perusahaan memiliki kepentingan dan kebutuhannya sendiri sendiri untuk
melakukan relokasi record center. perusahaan tidak mungkin akan memutuskan
relokasi jika memang tidak ada kepentingan yang menguntungkan atau kebutuhan
mendesak yang memang tidak dapat dihindari, karena relokasi akan membutuhkan
biaya yang tidak sedikit meliputi biaya pemindahan (moving), renovasi/bangun
gedung baru, biaya perizinan lokasi baru,pembelian peralatan yang disesuaikan
dengan lokasi baru, dan sebagainya.
Penyebab
relokasi record center
Kapasitas
gedung record center
Gedung
yang saat ini digunakan dekat senter sudah melebihi kapasitas simpan
dokumen,sedangkan produktivitas khususnya dokumen kertas terus bertambah. pada
sisi lain perusahaan diharuskan mematuhi ketentuan undang-undang tentang
retensi dokumen yang memiliki jangka waktu simpan yang lama. hal ini terjadi
karena ketidakseimbangan antara dokumen yang masuk dan keluar sehingga
menimbulkan penyimpanan dokumen yang berlebih. persetujuan untuk di-post all
document oleh pejabat atau pimpinan unit kerja yang lama dan bahkan tidak
disetujuinya disposal dokumen yang sudah retensi dengan alasan tertentu juga
menjadi salah satu penyebab bertumbuhnya dokumen sementara kapasitas ruang
simpan tidak mengalami perluasan.
Gedung
record center sewa
Banyak
perusahaan menyewa gedung yang luas untuk kebutuhan penyimpanan dokumen inaktif
nya. Persoalan akan timbul jika jangka waktu sewa akan berakhir. jangka waktu
sewa rata-rata 5 sampai 15 tahun yang dapat diperpanjang kembali sesuai dengan
kesepakatan antara perusahaan penyewa dan pemilik gedung.
Sentralisasi
penyimpanan dokumen
untuk
perusahaan yang besar dan memiliki banyak kantor cabang sentralisasi dokumen
merupakan salah satu pilihan yang bijak mengingat dokumen yang dihasilkan tentu
harus dikelola pada satu tempat yang komprehensif sehingga akan memperkecil
tingkat kehilangan dokumen dan kebocoran informasi. disamping itu kantor-kantor
cabang akan leluasa menggunakan ruang kantor nya untuk kegiatan yang lebih
produktif dibandingkan untuk menyimpan dokumen lama.
Keputusan
untuk menentukan relokasi record center
untuk
menetapkan suatu keputusan tentang relokasi bukanlah suatu hal yang mudah
dibutuhkan suatu analisis yang perbandingan biaya yang mendalam. peran manajer
dokumen sangat menentukan berhasil atau tidaknya keputusan relokasi disetujui
oleh manajemen perusahaan.
Panduan
melakukan relokasi record center
setelah
proposal disetujui oleh manajemen maka langkah berikutnya adalah menyusun
standar operasional prosedur (SOP) relokasi record center. dalam suatu kegiatan
yang besar seperti lokasi record center harus memiliki panduan yang menyeluruh
sebagai acuan dalam pelaksanaan kerja. Panduan ini disusun oleh seorang project
manager yang yang bertanggung jawab penuh atas pelaksanaan relokasi. Bantuan
dibuat untuk memperhitungkan seluruh aspek mulai dari proses awal sampai dengan
evaluasi hasil pekerjaan.
Penyusunan
standar operating prosedur (SOP) relokasi record center
SOP
dibutuhkan agar pelaksanaan kerja lebih terarah, prosedural dan sesuai dengan
yang telah ditetapkan dalam SOP sehingga hasilnya akan menjadi optimal. Isi SOP
mencakup hal-hal berikut:
a)
Latar belakang kegiatan
b)
Maksud dan tujuan
c)
Ruang lingkup
d)
Ketentuan umum
e)
Prosedur kerja
f)
Kontrol dan verifikasi
g)
Flowchart kegiatan
Persiapan
pelaksanaan relokasi
Persiapan
pelaksanaan wajib dilakukan paling lambat 1 bulan sebelum pekerjaan relokasi
dimulai. Hal ini penting agar pelaksanaan berjalan sesuai rencana. Berikut
adalah tahapan persiapan yang harus dilakukan.
Pembuatan
tim kerja
Tim
kerja dibentuk untuk melaksanakan tugas mulai dari persiapan relokasi sampai
dengan relokasi selesai. tim kerja dipimpin oleh seorang manajer proyek dan
dibantu lini dibawahnya yaitu supervisor atau lebih tergantung kepada
kebutuhan. Tiap supervisor membawahi beberapa orang yang melakukan tugas-tugas
teknis. karena relokasi adalah melakukan pemindahan maka terdapat dua tempat
yaitu lokasi asal dan lokasi tujuan. Oleh karena itu ditunjuk 2 orang
supervisor sebagai tenaga pengawas.
Pemilihan
vendor relokasi
Setelah
SOP relokasi selesai disusun dan tim kerja telah dibentuk maka langkah
berikutnya adalah melakukan bidding/tenderuntuk memilih perusahaan penyedia
layanan yang akan melakukan kegiatan relokasi.
Proses
tender akan dilakukan bersama-sama dengan tim tender dari divisi logistik yang
akan mengatur dan melakukan proses persiapan dan pelaksanaan tender. dalam
melakukan pemilihan vendor ada beberapa cara yang harus dijalankan agar sesuai
dengan keinginan dan tujuan relokasi yaitu sebagai berikut.
Menganalisis
kebutuhan
Sebelum
melakukan wawancara harus membentuk sebuah tim dari orang-orang yang memiliki
kepentingan an8 proses seleksi vendor tersebut tugasnya yaitu:
a)
Membentuk tim evaluasi
b)
Menentukan produk dan material yang
akan direlokasi
c)
Menentukan persyaratan teknis dan
bisnis untuk vendor
d)
Mempublikasikan dokumen persyaratan
yang akan disampaikan ke vendor.
Persiapan
administrasi
a)
Menyampaikan dokumen persyaratan ke
calon vendor untuk dipelajari
b)
Melakukan presentasi mengenai
pekerjaan relokasi yang akan ditawarkan ke calon vendor
c)
Menerima surat penawaran harga dari
calon vendor yang berminat
d)
Mengundang calon vendor dan tentukan
jadwal tender.
Melaksanakan
tender
a)
Menjelaskan kembali tentang syarat dan
kondisi relokasi record center yang ditawarkan dan perlu dinyatakan kepada
calon vendor apakah masih ada yang kurang jelas.
b)
Melakukan penawaran one kepada vendor
berdasarkan surat penawaran yang telah diterima tim seleksi vendor.
Scouring
Tim
seleksi vendor melakukan penelitian dengan menggunakan tabel scouring yang
telah disampaikan dengan model seperti ini;
No
|
DETAIL REQUIREMENT
|
WEIGTHT
|
Nama Vendor
|
|
SCRORE
|
W x S
|
|||
1
|
Harga
|
25%
|
||
2
|
Tatacara pembayaran/termin
|
10%
|
||
3
|
Lama waktu pelaksanaan
|
10%
|
||
4
|
Metode kerja yang digunakan
|
15%
|
||
5
|
Pengalaman relokasi gedung arsip
|
15%
|
||
6
|
Project yang saat ini sedang dikerjakan
|
5%
|
||
7
|
Tenaga kerja yang digunakan dalam
proyek ini
|
10%
|
||
8
|
Garansi
|
10%
|
||
Total
|
100%
|
|||
Nilai
Scrore 1= buruk, 2 = kurang, 3 = cukup, 4 = baik, 5 = baik sekali
Peran
perusahaan jasa kearsipan mover dalam relokasi record center
Perusahaan
layanan jasa relokasi biasanya menyediakan one stop shop solusi relokasi kepada
kliennya. Pada mover perhatian utama adalah menyediakan klien dengan tingkat
layanan yang sesuai dengan kebutuhan mereka. perusahaan layanan jasa record
management yang memiliki divisi mover terdapat dua jenis kegiatan yang saling
mendukung yaitu melakukan kegiatan pemindahan dokumen dan peralatan pendukung
seperti rak arsip, mobile file, dan lain-lain dari satu lokasi ke lokasi tujuan
dan melakukan manajemen dokumen terhadap dokumen yang akan dipindahkan. Hal ini
dimaksudkan agar dokumen yang dipindahkan teratur dan tertata sebagaimana yang
diharapkan oleh klien dan mudah dalam menemukan kembali dokumen.
Keahlian
yang harus dimiliki divisi mover:
1.
Manajemen proyek relokasi
2.
Dukungan management dokumen
3.
Dukungan teknologi informasi
Manfaat
menggunakan perencanaan mover diantaranya adalah
a)
Proyek relokasi lebih terencana
b)
Memudahkan dalam kontrol biaya
c)
Mengelola resiko yang mungkin terjadi
d)
Document management
e)
Dukungan manajemen teknologi informasi
Metode
yang digunakan
Setiap
lain memiliki kebutuhan yang berbeda maka metode yang digunakan harus
disesuaikan dengan kebutuhan proyek lokasi client. Mover akan memberikan
beberapa pertimbangan sebelum melakukan proyek relokasi
a)
Kebutuhan yang diperlukan
b)
Manajemen proyek
c)
Manajemen risiko
d)
Pengendalian biaya
e)
Pengadaan
f)
Persiapan staf pelaksana
g)
Melakukan perencanaan
h)
Proyek selesai
Tahapan
relokasi
Untuk
relokasi terdapat pendekatan dengan empat fase sebagai berikut
a)
Tahap inisiasi
b)
Tahap perencanaan
c)
Tahap eksekusi
d)
Tahap penutupan
Persiapan
pelaksanaan tender
Setelah
mendapat undangan untuk mengikuti tender dari pihak customer maka perusahaan
jasa layanan kearsipan akan melakukan serangkaian kegiatan sebelum tender
dilakukan yaitu:
Melakukan
kunjungan ke lokasi proyek dengan kegiatan anne-marie lakukan pendataan barang
atau unit yang akan dipindahkan meliputi jumlah volume satuan dari
barang-barang.
Mendata
informasi mengenai situasi dan lingkungan kerja yang meliputi sistem keamanan,
jam-jam padat lalu lintas di sekitar lokasi, perizinan, tenaga kerja yang
dibutuhkan.
Melakukan
kunjungan dan pendataan di lokasi tujuan dan mendata informasi mengenai, jarak
dan waktu tempuh, lokasi masuk ke area tujuan, perkiraan waktu jam padat lalu
lintas, izin lingkungan sekitar lokasi, model dan ukuran transportasi yang akan
digunakan, denah penempatan rak kembali, jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan,
informasi yang dianggap perlu.
Menyusun
estimasi biaya
setelah
semua data dibutuhkan proses selanjutnya yaitu menyusun estimasi biaya yang
akan disampaikan kepada customer dalam rangka tender. dalam penyusunan estimasi
biaya maka seluruh proses kegiatan harus diperhitungkan mulai dari jumlah
barang dan metode kegiatan yang akan dilakukan.
Pelaksanaan
relokasi
Pelaksanaan
relokasi harus sesuai dengan syarat dan kondisi yang telah ditetapkan oleh
manajer proyek customer sebagaimana telah disosialisasikan pada saat proses
tender. Berikut adalah pelaksanaan relokasi record center,
a)
Membentuk tim kerja
b)
Menyusun time schedule
c)
Labeling
d)
Pembuatan daftar pemindahan dokumen
e)
Pelaksanaan kegiatan record center
asal
f)
Transportasi
g)
Pelaksanaan kegiatan record center
tujuan
h)
Evaluasi
i)
Laporan pelaksanaan relokasi
Sistem
pembayaran dilakukan secara cermin dengan kondisi pembayaran pertama 35% kedua
30% ketiga 30% dan sisanya 5% akan dibayarkan setelah 1 bulan pekerjaan
selesai.
BAB
IV
KESIMPULAN
DAN SARAN
4.1
Simpulan
Untuk
menentukan suatu keputusan melakukan relokasi bukanlah suatu hal yang mudah,
dibutuhkan suatu analisis dan perbandingan biaya yang mendalam. Peran manajer
dokumen sangat menentukan berhasil tidaknya keputusan relokasi disetujui oleh
manajer perusahaan.
4.2
Saran
Agar
pelaksanaan relokasi record center memiliki panduan kerja dalam pelaksanaannya
diperlukan SOP
0 komentar:
Posting Komentar