PENYEDIAAN PERLENGKAPAN REPROGRAFI
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Repografi sebagai suatu
proses meliputi rangkaian kegiatan yang panjang, yang dimulai dengan kegiatan penyalinan (copy) sampai dengan dihasilkanya produk salinan dari
naskah asli. Rangkaian kegiatan ini perlu didukunng oleh ketersediaan
perlengkapan repografi yang memadai sesuai dengan tujuan penggunanya. Reprografi merupakan kegiatan penggandaan dan pengulangan
sebuah dokumen. Dalam reprografi terdapat tiga konsep utamayaitu
copying,penggandaan, dan penyalinan mikro atau microcopying. Copying atau
pembuatan kopi (salinan) berciri salinan yang dibuat sama besarnya dengan
dokumen asli, dalam bentuk satu salinan atau lebih.
Perkembangan ilmu dan
teknologi membawa perubahan dalam manajemen kearsipan. Sebagai pengelola bidang
kearsipan tentu kita harus merespon secara positif perkembangan tersebut. Hal
itu, akan sangat menguatkan eksistensi kita sebagai pengelola kearsipan yang
merupakan bagian dari pengelola informasi. Perubahan ini terutama berkaitan
dengan perkembangan dalam penggunaan bahan (material) dalam proses duplikasi
atau penggandaan dokumen. Pada awalnya, manajemen kearsipan hanya menangani
penggandaan dan dokumentasi dalam bentuk kertas, tetapi sejalan dengan
perkembangan ilmu dan teknologi, dokumen dapat digandakan dalam bentuk disket
komputer, salinan dari mesin copyataupun rekaman elektronik dalam bentuk kaset
atau video.
Perkembangan ini membutuhkan
perubahan dalam penanganan dan pengelolaan kearsipannya sehingga lahirlah
kajian mengenai reprografi. Reprografi kegiatannya mengarah kepada penggandaan
salinan untuk ukuran yang sama, hal yang mana pada akhir-akhir ini pemahaman
tersebut di atas telah mengarah lebih luas lagi, yaitu menjadi suatu proses
pencetakan dan transmisifaksimile sebaik pengkopian dan penduplikasian.
Dalam kegiatan
perkantoran diperlukan mesin atau alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat dan mengeloh
bahan-bahan, data ataupun keterangan dalam suatu pekerjaan tata usaha yang carakerjanya
bersifat mekanik, elektrik, dan magnetic (sheddy N. Tjandra.dkk.2008)
Tujuan dan manfaat dalam
tersedianya mesin kantor untuk menghemat pekerja, menghemat waktu dan
meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjanya. Perkembangan teknologi
semakin pesat mengakibatkan dalam melakukan pengkopian diperlukan alat untuk
mempermudah dan meningkat waktu.
1.2 Rumusan Masalah
1.
Apa
itu reprografi
2.
Apasaja
perlengkapan reprografi
3.
Jenis
dan alat/mesin yang digunakan reprografi
4.
Bagaimana
cara penggunaan mesin copy yang baik
1.3 Maksud dan tujuan
Maksud dan tujuan
penulisan supaya pembaca mengetahui tentang apa saja perlengkapan yang
digunakan untuk reprografi, menjelaskan penyediaan perlengkapan reprografi,
jenis mesin copy apa yang bainya digunakan dan menggunakan mesin reprografi
dengan benar.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Keuntungan dan manfaat
dalam menggunakan mesin-mesin kantor menurut Drs. Moekijat dalam bukunya yang
berjudul Administrasi perkantoran adalah untuk menghemat tenaga kerja, lebih
menghemat waktu, meningkatkat ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan,
mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan tulisan tangan.
a.
Mesin
yang akan dipakai harus benar-benar mesin yang diperlukan
b.
Jenis
mesin praktis
c.
Mesin
tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan kerja
Dengan semakin pesatnya
perkembangan teknologi yang telah dipakai dan yang akan digunakan dalam bidang
micrographics telah mengubah bidang alami reprografi itusendiri. Walaupun arti
dan bidang personalianya tetap sama, pada saat ini lingkup bidang perlengkapan
utamanya mencakup copiers, printing operations, dan electronic copy
transmission.
BAB III
PEMBAHASAN
Reprografi merupakan kegiatan penggandaan dan
pengulangan sebuah dokumen. Dalam reprografi terdapat tiga konsep utamayaitu
copying,penggandaan, dan penyalinan mikro atau microcopying.Copyingatau
pembuatan kopi (salinan) berciri salinan yang dibuat sama besarnya dengan
dokumen asli, dalam bentuk satu salinan atau lebih.
Pengertian secara lengkap diberikan
oleh Terry D. Lundgren dan Carol A. Lundgren dalam bukunya yang berjudul
Records Management:In The Computer Agemenjelaskan bahwa reprografi adalah
manajemen dari personalia, perlengkapan, dan prosedur-prosedur yang
dipergunakan untuk proses-proses reproduksi, seperti penggandaan, pencetakan,
dan pengkopian. Semua kegiatan-kegiatan reprografi ini merupakan suatu usaha
yang spesifik penciptaan graphic imageatau pengkopian dari bahan-bahan aslinya
sebagai alat pendukung atau back-updalam pelaksanaan manajemen kearsipan.
A.
MESIN-MESIN
COPY DAN DUPLICATOR
Dalam kegiatan reprografi memerlukan
penyediaan perlengkapan mesin-mesin penggadaan copy dan duplicator. Mesin copy
adalah mesin untuk membuat/mengerjakan salinan/tembusan atau duplikasi dan
duplicator adalah mesin yang secara cepat dapat mengerjakan banyak copy dari
sebuah dokumen. Reprografi termasuk photocopy mereproduksi secara langsung dari
aslinya dan duplicator mereproduksi salinan yang siap digunakan dari suatu
master lanjutan. Mesin copy pada dasarnya dipergunakan untuk membuat salinan
atau duplikasi dalam hitungan cepat dan duplicator dipergunakan untuk
memproduksi jumlah yang besar.
Di bidang reprografi, terdapat
golongan mesin copy yang utama yaitu 1) mesin copy plain-paper, yang dapat
memproduksi (meniru) pada kertas manapun, dan 2) mesin copy coated-paper, yang
dalam prosesnya membutuhkan kertas yang khusus. Mesin copy juga digolongkan
menurut penggunaanya. Mesin Low-Volume, yang dinamakan convenience copier,
dipergunakan pada area desentralisasi. Mesin yang umumnya, desktop dan model
portable. Beberapa keistimewaan yang ada, pengcopyan timbale balik menyangkut
pada dua sisi kertas dan mengatur/menyetel untuk bahan lebih dari satu kertas.
Organisasi besar umumnya menggunakan higt-volume mesin copy di dalam area yang dipusatkan. Mesin ini
mempunyai kecepatan tinggi dan digunakan bersama dengan pemasangan khusus.
Reprografi berhubungan erat dengan
berbagai jenis kertas kopi, dari aslinya yang berupa paper image asli(original)
berisi teks dan mungkin grapic image. Dalam aplikasinya reprografi mencakup
pembuatan kopi yang baru itu aslinya secara tunggal. Copier dan duplicator
menampilkan jangkauan yang luas dari fungsi-fungsi yang pada saat ini
menawarkan jangkauan pilihan yang hampir mencapai kesempurnaan. Perbedaan
tradisional antara copiers dan duplucator adalah sebuah copiers dihasilkan dari
original, sedangkan sebuah mesin duplikator memerlukan persiapan master yang
khusus. Untuk mengatasi kesia-siaan dan biaya yang mahal seorang manager perlu
menggunakan pengawasan sistem copy. Sebuah sistem pengawasan elektromechanical,
yang dapat diaktifkan dengan kartu atau kunci yang dihubungkan dengan sebuah
mesin copy dan pada nomor penyalin/perekam nomor-nomor salinan copy yang
dibuat.
1.
Pemilihan
Warna
Warna output/teks yang dikehendaki
dapat dipilih melalui menu selector, seperti hitam, biru, coklat, dan merah.
Warna tunggal (single color) adalah standar untuk mengkopi teks dengan
kejelasan maksimal melalui eliminasi dari gradasi.
2.
Halaman
Rangkap Dua (Dual Page)
Pada saat pengkopian dilaksanakan,
apabila pilihan halaman rangkap dua yang dipilih maka akan mengkopi dua halaman
sekaligus, membuat suatu ukuran dan atau sesuai kebutuhan atau distel sesuai
dengan keperluan.
3.
Duplexing
Duplexing adalah proses membuat copy
pada kedua sisi selembar kertas dari satu/dua sisi original. Dengan
menghasilkan nomor-nomor terpilih dari duplexes copies tanpa campur tangan
operator.
4.
Electronic
Editing
Ellectronic editing mencakup sebuah
grid overlay dengan sebuah pulpen elektronik yang memungkinkan penggunanya
untuk menghapus atau menempatkan kembali
bagian-bagian dari original image.
5.
Image
Overlay
Dengan image overlay dua tau lebih
originals dapat digambar pada kertas atau lembar yang sama. Setiap original
dicopy pada lembar yang sama. Efeknya seperti atau seolah-olah originals berada
pada transparasi sehingga gambarnya terbentuk
pada copy. Pilihan inni dapat digunakan
secara kreatif dengan warna toners yang berbeda.
6.
Image
shift
Dikenal juga dengan margin shifting,
image shift featre memungkinkan operatornya untuk memindahkan gambar pada
kopian tanpa menyentuh aslinya. Rumitnya pemindahan gambar bahkan memungkinkan
beberapa rotasi pada gambar dari gambar menjadi square up copy.
7.
Photo
Mode
Foto mode dapat menjadi pilihan
ketika mengcopy bahan-bahan yang berurutan. Pengaturan proses photo mode
berfungsi untuk menangkap tonal gradations. Kenal gradations adalah warna
abu-abu Di Antara Hitam Dan Putih. Sebuah gambar tanpa tonal gradation seakan
seluruhnya putih dan garis-garis hitam seluruhnya baik karakter atau simbol.
8.
Printing
Processor
Printing untuk beberapa hal tentu
melibatkan typesetting. Printing dapat menghasilkan kualitas yang tinggi volume
reproduksi yang tidak cocok dengan metode lainnya. Penggunaan printing
sangatlah Kompleks perlengkapan yang mahal dan memerlukan seorang ahli yang
berpengalaman. Untuk itu pelaksanaan printing biasanya dipisahkan dengan record
management.
9.
Engraving
dan graduve
Proses keduanya melibatkan
pembentukan atau penciptaan sebuah gambar melalui pemindahan bahan-bahan
melalui etching, ukiran atau memotong pada sebuah lempengan metal yang digunakan
untuk proses produksi. Kedua proses tersebut cocok untuk operasional kantor
pada umumnya tetapi sangat aplikatif pada warna graphic reprography, seperti
curveney (money), undangan-undangan istimewa, dll.
10. Screen atau silk screen
Screen adalah suatu proses yang dapat
menghasilkan warna, grapic image pada sebuah varietas yang luas dari tampilan
tampilan, seperti metal, kaca, pakaian dan kertas. Cocok untuk menyimpan gambar
pada kaos atau menciptakan custom brochures.
11. Letterpress
Letterpres digunakan untuk orang dan
pekerjaan pekerjaan percetakan sejenisnya.
12. Electronic Copy Transmission
Pada bagian ini kita akan mencari
akan terjadi proses secara lambat menghasilkan gambar melalui proses mekanik.
Teknologi komputer dapat menghasilkan gambar secara elektronik. Proses yang
menghasilkan cara tersebut adalah faximile dan intelegent copier.
B.
MESIN
REPROGRAFI
Salah satu tugas paling umum di
kantor adalah berbagai macam bentuk menggandakan, karena dalam kegiatan
perkantoran di tutup kan sekali mesin-mesin untuk menyalin. Seiring
perkembangan zaman dan kemajuan teknologi mesin fotokopi juga mengalami
kemajuan dalam desain yang menggunakan metode elektronik. Aplikasi dalam
penyalinan secara umum sama dengan reprografi.
Jenis-jenis mesin reprografi
diantaranya:
1.
Mesin
stensil (stencil duplicator)
Mesin stensil tidak lain adalah mesin
penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan
pembantu kertas Master yang disebut dengan stensil sheet atau sit stensil. Ada
dua macam stensil yaitu:
a.
Mesin
stensil manual yaitu mesin stensil yang cara kerjanya digerakkan dengan
menggunakan tangan. Ciri-cirinya digerakkan dengan tangan manusia komponen dan
cara kerja mekanis tinta yang digunakan adalah tinta stensil hitam. Sheet yang
digunakan dapat berupa sheet stensil, sheet scanner, atau stencil cutter
sebagai sheet master, ukuran kertas maksimum adalah folio (8,5 x 13 inci).
Mesin stensil manual yaitu mesin stensil yang cara kerjanya digerakkan dengan
menggunakan tangan. Ciri-cirinya digerakkan dengan tangan manusia komponen dan
cara kerja mekanis tinta yang digunakan adalah tinta stensil hitam. Sheet yang
digunakan dapat berupa sheet stensil, sheet scanner, atau stencil cutter
sebagai sheet master, ukuran kertas maksimum adalah folio (8,5 x 13 inci).
b.
Mesin
stensil listrik yaitu mesin ini berfungsi sama dengan mesin stensil manual
yaitu untuk mengadakan warkat dengan sheet stensil.
Kelebihan mesin ini adalah;
1.
Hasil
penggandaan tampak lebih bagus.
2.
Pengoperasian
mesin lebih mudah.
3.
Tinta
yang digunakan lebih irit.
4.
Tenaga
yang digunakan lebih ringan.
5.
Dapat
menggandakan warkat dengan ukuran double folio.
6.
Sheet
stensil bekas pakai langsung masuk ke dalam.
7.
Memasang
dan melepas sheet stensil secara otomatis.
Komponen mesin listrik:
a)
Mesin:
roll penekan, rol tinta, layar tinta, plat baja
b)
Kerangka
mesin : penutup atas, tempat tinta, engkol, tombol on off, roll penaik kertas,
pengaturan posisi cetakan, pengatur tekanan cetakan.
c)
Penutup
mesin: papan kertas, papan penerima
d)
Papan
tombol: tombol Start dan stop, menghitung, penyetop pemasukan kertas, mengatur
pemasukan kertas, pengatur kecepatan cetakan, pengatur penyalur tinta, tombol
pemberi tinta.
Cara pengoperasiannya
a.
Sebelum
mengetik pada sheet stensil sebaiknya huruf pada tuts dibersihkan terlebih dulu
dengan sikat kawat halus karena sering kotor terkena endapan bekas karbon atau
Tipe X.
b.
Sit
stensil harus benar-benar rata pada roll mesin tik agar menghasilkan berkas
ketikan yang baik di shit stensil.
c.
Pengetikan
pada sheet stensil sebaiknya tidak perlu tergesa-gesa. Hal ini karena kesalahan
pengetikan memang dapat dibetulkan dengan koreksi, tetapi akan menghasilkan
cetakan yang kurang memuaskan.
d.
Dalam
menghentak touch tidak perlu extra kuat, tetapi dengan normal hentakan saja
supaya menghasilkan cetakan yang baik.
e.
Senantiasa
membaca dulu hasil ketikan sebelum kita melepaskannya dari mesin.
f.
Stensil
terdiri atas suatu lapisan bahan dengan lapisan yang kedap tinta. Stensil
digores Entah dengan mesin tik atau dengan tulisan tangan atau digambari dengan
menggunakan pena khusus, Master dapat pula di siapkan dengan proses pengkopian
pemindahan panas atau dengan memotong stensil elektronik.
g.
Tinta
ditekan dengan menebus goresan pada stensil kertas yang melekat rapat. Mesin
putar kemudian dioperasikan bisa menggunakan tangan atau listrik.
Cara perawatannya:
1.
Selalu
bersihkan dari kotoran yang berupa debu serta kertas.
2.
Diletakkan
pada tempat yang kering dan tidak terkena sinar matahari langsung.
3.
Rol
perataan tinta cair dibersihkan dengan sabun.
4.
Kain
penyaring dibersihkan dengan bersih.
5.
Setelah
dibersihkan pada bagian yang berputar diberi minyak pelumas.
2.
MESIN
FOTOKOPI
Mesin fotokopi adalah alat
penggandaan dokumen dengan pembesar dan memperkecil ukuran dari aslinya. Mesin
fotocopy merupakan alat penggandaan yang praktis karena siap setiap saat bila
diperlukan.
Mesin fotokopi mempunyai beberapa
sistem operasi:
a.
Sistem
Zoom
b.
Sistem
reduction
c.
Sistem
full size
d.
Sistem
automatic document Feed
Cara pengoperasian mesin fotocopy
Pada dasarnya tidak terlalu sulit
mengoperasikan mesin fotocopy dengan syarat belum mengoperasikan kita harus
mempelajari terlebih dahulu petunjuk manual atau petunjuk penggunaan mesin
fotocopy tersebut.
Teknik operasional fotocopy
melibatkan tiga bagian utama yaitu:
a.
Bagian
bak kertas kosong
b.
Bagian
mesin pemproses
c.
Bagian
bak penampung hasil
Cara memelihara mesin fotocopy:
a.
Setelah
selesai dipakai kita harus melepas mesin fotocopy dari sakelar listrik agar
tidak terlalu panas mesinnya.
b.
Kita
harus membersihkan mesin fotocopy tersebut pada bagian papan dan setiap minggu
sekali.
c.
Sesudah
dipakai harap ditutup kembali agar terbebas dari debu dan air.
3.
Mesin
Scanner
Mesin scanner merupakan suatu alat
yang digunakan untuk memindai Suatu bentuk maupun sifat benda seperti dokumen,
foto, gelombang, suhu. Hasil pemindaian itu pada umumnya akan ditransformasikan
ke dalam komputer sebagai data digital. Komputer juga harus diinstal dengan
aplikasi khusus scanner tersebut, sehingga scanner dapat digunakan.
Cara penggunaannya
a.
Scanner
atau pemindai dihubungkan ke komputer dan menyalakan tombol kontak.
b.
Buka
aplikasi scanner yang terdapat dalam komputer
c.
Buka
tutup scanner lalu masukkan file dan dokumen lain dengan halaman yang akan di
scan menghadap ke bawah, lalu tutup dan tekan scen, maka aplikasi scan yang ada
di komputer secara otomatis menscan data tersebut dan menaruhnya di dalam
komputer.
BAB IV
SIMPULAN DAN SARAN
4.1 Simpulan
Seiring pesatnya perkembangan
teknologi maka perlengkapan yang digunakan untuk bidang micrographic telah
mengalami perubahan bidang alami reprografi itu. Untuk penyedianan perlengkapan
repografi perusahaan atau kantor harus bisa memilih alat apa yang cocok
digunakan menyesuaikan dengan kebutuhan kantor. Sebelum mengoperasikan
mesin-mesin repografi sebaiknya mengetahui cara mengoperasikan dan merawat
perlengkapan repografi supaya tidak ada kesalahan dan kerusakan dalam
mengoperasikanya.
4.2 Saran
Dalam kegiatan perkantoran pasti
tidak bisa lepas dari penggandaan baik itu surat, berkas dan dokumen penting,
jadi kita harus bisa memilih perlengkapan pengkopian yang tepat bagi
perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
ASIP4104
https://docplayer.info/38021129-Pengertian-dan-ruang-lingkup-reprografi.html
https://dispersip.tubankab.go.id/wp-content/uploads/2017/07/REPROGRAFI.pdf
http://eprints.undip.ac.id/40650/2/BAB_II.pdf
https://iniduniakearsipan.blogspot.com/2017/09/Pengertian-Reprografi.html
0 komentar:
Posting Komentar