Manajemen Kearsipan Modern

PEMASARAN JASA KEARSIPAN

Manajemen Kearsipan Modern

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Perkembangan teknologi saat ini sudah sangat pesat. Perkembangan sudah menyentuh pada semua lini dan aspek kehidupan. Segala sesuatu sudah berubah menjadi era digital atau komputerisasi. begitu pula dengan perkembangan teknologi yang sudah merambah pada pengelolaan dokumen. Manajemen kearsipan modern dapat diartikan sebagai suatu proses tata kelola arsip/dokumen yang tidak lagi menggunakan cara-cara manual,namun menerapkan teknologi sebagai penunjang kegiatan untuk mempercepat proses pengelolaan data menjadi informasi,akses informasi yang cepat dan akurat serta pengamanan penyimpanan dokumen yang lebih baik. Manajemen kearsipan modern melakukan fungsi analisis dan kontrol atas suatu kebijakan yang akan dituangkan dalam suatu keputusan sebelum diedarkan atau didistribusikan kepada lembaga/institusi yang bersangkutan sampai dengan menarik kembali dokumen tersebut karena sudah tidak valid/kadaluarsa yang disebabkan adanya keputusan baru yang menggantikannya.

Setiap organisasi harus memiliki unit kearsipan sebagai unit kerja yang melakukan pengelolaan arsip/dokumen dan bertanggung jawab terhadap eksistensi arsip/dokumen, keamanan, pengendalian dan kontrol arsip/dokumen, memiliki dan update database serta melakukan pengelolaan data dan informasi. Pengelolaan dan penyimpanan dokumen yang dulu menggunakan cara manual sekarang diganti dengan penyimpanan dan pengelolaan dokumen secara komputerisasi.cara pengarsipan yang manual dan membutuhkan banyak tempat diganti dengan penyimpanan arsip secara elektronik berupa data komputer.

1.2  Rumusan Masalah

Bagaimana cara mengelola kearsipan modern

Apa itu manajemen dokumen elektronik

Bagaimana cara pengelolaan dokumen elektronik

1.3  Maksud dan Tujuan

Maksud dan tujuan penulisan supaya pembaca bisa mengetahui tentang manajemen kearsipan modern dan cara mengelola dokumen elekronik.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

Berbeda dengan pengelolaan arsip yang dikelola secara konvensional, dalam sistem kearsipan elektronik yang dikelola berupa arsip elektronik. ”Arsip elektronik adalah kumpulan data yang disimpan dalam bentuk data scan yang dipindahkan secara elektronik atau dilakukan dengan digital copy menggunakan resolusi tinggi kemudian disimpan dalam hard drive atau optical disk” (Hendy Haryadi,2009: 52). Hard drive merupakan sebuah komponen perangkat keras yang dapat menyimpan data elektronik dan berisi piringan magnetis. Optical disk merupakan media penyimpanan data elektronik yang dapat ditulis dan dibaca dengan menggunakan sinar laser bertenaga rendah.

Segala kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan arsip elektronik disebut sebagai kearsipan elektronik atau sistem kearsipan elektronik. ”Sistem kearsipan elektronik (electronic filling system) adalah penggunaan media elektronik dalam pengelolaan arsip yang berbasiskan pada penggunaan komputer” (Sugiharto dan Wahyono,2005: 123). Sedarmayanti menyatakan bahwa ”kearsipan elektronik adalah suatu sistem kearsipan yang menggunakan sarana pengolahan data elektronik.”

Jadi, dapat disimpulkan bahwa sistem kearsipan elektronik (electronic filling system) yaitu pengelolaan arsip atau pengolahan data elektronik dengan menggunakan media elektronik yang berbasiskan pada penggunaan komputer agar dalam pengelolaannya dapat berjalan secara efektif dan efisien.

BAB III

PEMBAHASAN

Setiap organisasi baik itu lembaga pemerintah/organisasi non pemerintah dan perusahaan di dalam operasionalnya pasti akan menciptakan dan menghasilkan arsip/dokumen yang tercipta membutuhkan pengelolaan. Oleh karena itu diperlukan sistem dan organisasi kearsipan.setiap organisasi atau instansi sudah selayaknya membentuk unit-unit kerja pencipta arsip/dokumen dan unit kearsipan sebagai unit yang melakukan pengelolaan dalam organisasinya.

Pengertian sederhana tentang manajemen dokumen elektronik adalah dokumen yang sudah dilakukan secara elektronik dengan menggunakan perangkat komputer dan alat elektronik pendukung lainnya.dengan pengelolaan elektronik maka proses secara manual dapat dikurangi walaupun tidak mungkin dihilangkan seluruhnya.

Internasional council on arrival (1996:5) mendefinisikan record elektronik sebagai "an electronic record is a record that is suitable for manipulation, transmission or processing by a digital computer". Pengelolaan rekod elektronik adalah rekod yang senantiasa mampu ditransmisikan, dan diproses dengan komputer secara digital.

Setiap bisnis pasti menghasilkan sejumlah besar dokumen, seperti laporan keuangan, laporan sumber daya manusia, memo dan jenis lain dari informasi tertulis.tanpa sistem manajemen dokumen elektronik akan sulit untuk menentukan informasi yang tepat dan dibutuhkan segera. Manajemen dokumen elektronik sangat dibutuhkan dalam proses penyajian data reporting, dan akses informasi secara online sehingga kita tidak perlu membuang waktu terlalu banyak ketika membutuhkan informasi tertentu. Sistem manajemen dokumen elektronik merupakan sistem aplikasi pengelolaan dokumen berupa kertas, mikrofilm, dan lain-lain yang sudah dialihmediakan menjadi format digital maupun file type doc, ppt, xls, 3gp,  dwg, PDF, dan lain-lain yang sudah di upload ke dalam software document management system DMS tertentu. Dokumen yang sudah di-upload kemudian dapat diakses, dicari dan ditampilkan oleh pengguna dokumen melalui sistem manajemen dokumen elektronik ini.

1. Proses penciptaan arsip dokumen elektronik

Proses penciptaan arsip atau dokumen dapat dilakukan dengan dua cara yaitu:

a.     Penciptaan secara elektronik atau otomatis

Penciptaan secara elektronik atau otomatis adalah menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan alat yang bersifat elektronik, seperti kamera digital, perekam suara, perekam video, dan khususnya komputer.

b.    Penciptaan arsip dengan cara transformasi digital

Proses penciptaan arsip dengan transformasi digital sering disebut proses digitalisasi.secara umum digitalisasi mempunyai arti sebagai proses penciptaan arsip elektronik dari arsip konvensional dengan tujuan untuk melindungi arsip konvensional dari kerusakan secara fisik.

proses ini memerlukan beberapa tahap yang masing-masing tahap akan memiliki aturan-aturan yang harus dipatuhi untuk menjaga petikan arsip elektronik yang dihasilkan. Tahap itu meliputi:

1)    Tahap pemilihan

Dalam tahap pemilihan perlu diperhatikan beberapa hal antara lain waktu, kegunaan, informasi dan penyelamatan.pemilihan berdasarkan waktu berarti arsip dipilih berdasarkan pada waktu pengelolaan arsip. Pemilihan berdasarkan kegunaan berarti arsip dipilih berdasarkan beberapa tingkat penggunaan arsip, sering digunakan atau tidak. pemilihan berdasarkan informasi berarti pemilihan arsip dengan mempertimbangkan isi kandungan informasi arsip. pemilihan berdasarkan penyelamatan berarti pemilihan dengan memperhatikan kondisi fisik arsip.

2)    Tahap pemindaian

Arsip setelah dipilih kemudian dilakukan pemindahan arsip.pada prinsipnya pemindahan arsip hanya dapat dilakukan satu kali saja sehingga proses pemindaian dilakukan dengan cermat, tepat, dan dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan master arsip elektronik.

3)    Tahap penyesuaian

Nama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama default pemberian mesin, ya itu tergantung mesin pemindah yang digunakan.nama file tersebut tidak mencerminkan isi dari arsip sehingga perlu dilakukan penyesuaian nama file dengan mengikuti jenis arsip, font arsip, nomor urut daftar, nomor urut arsip, dan nomor urut lembar arsip.

4)    Tahap pendaftaran

Setelah arsip hasil pemindaian disesuaikan dengan arsip hasilnya maka baru dilakukan pendaftaran atau pembuatan daftar. dalam daftar yang dibuat dicantumkan informasi tentang nomor urut arsip dan disesuaikan dengan daftar pertelaan arsip DPA.informasi tersebut diperlukan untuk menjamin keaslian dari arsip elektronik yang dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan pemalsuan karena salah satu ciri arsip yang baik adalah asli dan autentik tercapai.

5)    Tahap pembuatan berita acara

pada tahap ini dilakukan aktivitas pembuatan berita acara proses digitalisasi dari arsip konvensional ke dalam arsip elektronik.pada berita acara tersebut dicantumkan penanggung jawab pelaksana dan legalisasi dari pejabat yang berwenang, jenis perangkat keras yang digunakan, detail, dan jenis komputer yang digunakan.

Sementara itu, implementasi sistem manajemen dokumen elektronik akan menghasilkan:

a)    Akses informasi dapat dicapai dengan cepat dan akurat setelah data arsip dokumen diolah menjadi suatu informasi siap saji.

b)    Memiliki duplikasi atau salinan backup fisik arsip yang tersimpan dalam media elektronik.

c)    Terjaganya keamanan informasi yang terkandung dalam dokumen dari bahaya kebocoran informasi, hilang rusak terbakar dan bahaya lainnya.

d)    Sebagai sarana untuk mempercepat proses pencarian dokumen yang dilakukan secara elektronik.

e)    Mempercepat penemuan fisik dokumen dengan menentukan atau memasukkan informasi lokasi penyimpanan dokumen.

f)     Dokumen fisik akan terjaga kelestariannya dan keamanannya karena penggunaannya tidak lagi menggunakan fisik arsip/dokumen, terkecuali untuk kepentingan pembuktian fisik dokumen dalam suatu kasus.

g)    Sistem selanjutnya dapat dikembangkan dengan pemanfaatan dan pengelolaan dokumen dengan akses melalui internet dan internet yang dipadukan dengan aplikasi-aplikasi manajemen dokumen tertentu sesuai kebutuhan.

h)    Penghematan investasi berupa ruang kearsipan semakin berkembangnya perusahaan maka jumlah arsip/dokumen yang tercipta akan semakin besar dan memerlukan ruang penyimpanan yang semakin besar juga. Hal ini dapat diatasi atau di efisienkan dengan cara sistem penyimpanan arsip dengan pengalihan media arsip konvensional kedalam media arsip elektronik.

i)     Penghematan investasi berupa kertas tinta cetak (printer dan fotocopy)

Keunggulan utama dari sistem berbasis elektronik adalah penyebarannya yang bersifat elektronik tidak lagi memerlukan kertas dan tinta,dan cukup dengan mengopy data disk atau media lainnya walaupun pada saat tertentu kertas tetap masih dibutuhkan.

j)     Penghemat SDM

dalam sistem arsip konvensional tentunya banyak melibatkan petugas kearsipan untuk mengelola dan melayani kebutuhan arsip, dan hal ini belum menjamin kecepatan dan ketepatan dalam sistem pencarian arsip.berbeda dengan arsip elektronik tentu saja dapat dilakukan penekanan kebutuhan SDM.

Karakteristik sistem manajemen arsip/dokumen elektronik

Capture merupakan hal penting bagi catatan atau kertas dan dokumen elektronik untuk pengarsipan, retrieval, dan distribusi sebagai solusi dokumen manajemen. Document imaging dan platform manajemen menyediakan dasar scanning, batch proses, dan impor dokumen elektronik. kemajuan yang utama dalam teknologi scan membuat dokumen dikonversi secara cepat, murah dan mudah. Proses scan yang baik akan meletakkan kertas file ke komputer dengan mudah.

Storage, Sistem penyimpanan dokumen yang dapat dilakukan dalam jangka waktu panjang dan relatif aman serta penyimpanan dokumen yang mengakomodasi perubahan dokumen, volume yang bertambah, dan mempercepat teknologi.

Index, Sistem indeks yang diciptakan suatu sistem pengarsipan secara terorganisir yang dapat ditampilkan kembali secara efisien dan mudah. suatu sistem indeks yang baik akan membuat prosedur yang berjalan dan lebih efektif.

Retrieval, Sistem perolehan kembali menggunakan informasi dokumen yang mencakup teks, index, dan gambar kedalam sistem.

Access, Suatu sistem access yang baik akan membuat hak akses secara personal,apakah berada di kantor atau dapat melalui internet serta fleksibilitas untuk mengendalikan akses sistem.

Manajemen dokumen elektronik sebenarnya adalah pengganti dari pekerjaan aktivitas yang bersifat manual ke dalam sistem elektronik dengan menggunakan aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan. oleh karena itu syarat sebelum sistem dokumen secara elektronik diterapkan dalam sistem manajemen kearsipan maka manajemen kearsipan harus sudah memiliki ketentuan internal baku yang mencakup:

1.    Memiliki standar operasional prosedur SOP. manajemen dokumen perusahaan sebagai standar kerja yang diberikan dan menjadi panduan dalam manajemen dokumen organisasi bersangkutan.

2.    Memiliki sistem klasifikasi (pengelompokan) jenis arsip sesuai dengan fungsi arsip.

3.    Memiliki sumber daya manusia yang dapat menjalankan proses manajemen elektronik

Dokumen elektronik memerlukan alat penyimpanan sendiri. Berikut adalah jenis penyimpanan dokumen elektronik.

Media penyimpanan magnetic (magnetic storage media)

1.    Hardisk

2.    Floppy disk driver (disket)

3.    Zip driver

4.    Memory card (flash driver)

5.    USB flash disk (flash drive atau USB keys)

Media penyimpanan optical

1.    CD (compact disk atau laser optik disk)

2.    DVD (digital video disc/digital versatile disc)

Manfaat Penggunaan Arsip Elektronis

Beberapa manfaat penggunaan sistem pengelolaan secara elektonis yang mendorong sebagian besar organisasi untuk mengimplementasikan manajemen arsip elektronis diantaranya adalah:

1.    Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.

2.    Pengindeksan yang fleksibel dan mudah di modifikasi berdasarkan prosedur yang dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya.

3.    Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama file dan ditemukan nya dalam bentuk full text dokumen.

4.    Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini disebarkan karena kita hanya dapat melihat dilayar monitor atau print nya tanpa dapat mengubah nya.

5.    Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak Lebih dari 700 lembar .

6.    Mengarsip secara digital, sehingga resiko rusak nya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital..

7.    Berbagi arsip secara mudah, karena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien akan mudah dilakukan melauiLAN atau internet.

8.    Meningkatken keamanan, karena mekanisme control secarajelas di cantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otoritasrelative sulit mengaksesnya.

9.    Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback up data kedalam media penyimpanan yang  compatible.

Selain manfaat di atas, organisasi juga perlu mempertimbangkan hal-hal negative berikut (Skupsky, 1999):

1.    Adanya peluang untuk memanipulasi file – menciptakan, menyimpan, memodifikasi, atau menghapus – dalam segala cara;

2.    Kesulitan untuk berbagi file karena format file maupun ketersediaan jaringan atau akses untuk berbagi file dengan yang lain;

3.    Kemungkunan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu;

BAB IV

KESIMPILAN DAN SARAN

4.1 Simpulan

Pengaruh teknologi modern memungkinkan dimanfaatkannya sarana kearsipan berupa mesin-mesin yang serba otomatis. Salah satu akibat positif dari kemajuan bidang teknologi adalah dimungkinkannya pengiriman dan penyampaian informasi dapat dilakukan dengan lebih cepat dengan sistim manajemen kearsipan modern. Dari tulisan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa manajemen kearsipan modern lebih efisien, cepat dan akurat dalam proses temu kembali arsip.

4.2 Saran

Menggunakan sistem pengelolaan arsip secara modern, maka yang perlu menjadi perhatian adalah komputer maupun fasilitas teknologi informasi yang lainnya juga sudah harus dapat dioptimalkan dalam membantu penyimpanan arsip, penelusuran, penemuan kembali dan membuatnya dalam bentuk cetakan (print out), tetapi juga tetap juga harus menyimpan fisik arsip (asli). Informasi atau data dari arsip dapat dikomputerisasi atau di-scan, tetapi fisiknya harus tetap ada sebagai bukti otentik.

Manajemen Kearsipan Modern 2019-12-12T20:58:00+07:00 Rating: 4.5 Diposkan Oleh: Semoga Berkah