A.
Metode Pemberkasan Sistem Abjad
Pemberkasan
arsip dinamis dibagi menjadi dua bagian besar, yaitu menurut abjad dan non
abjad. Dalam pemberkasan menurut abjad, termasuk nama badan korporasi dan
orang, nama tempat, seta subjek. Adapun pemberkasan menurut abjad mencakup
pemberkasan menurut sistem numeric, kronologi dan warna. Sebenarnya ada juga
pemberkkasan campuran yang menggabungkan antara abjad dan nonabjad, seperti
alfanumerik. Dalam praktik, pemberkasan menggnakan dua sistem atau lebih,
misalnya pemberkasan menurut abjad, pada amap arsip dianamis disusunn menurut
abjad atau nomor.
Pemberkasan
menurut nama Indonesia menganur ketentuan bahwa nama bagian akhir diperlukan
sebagai nama keluarga walaupun belum tentu nama keluarga. Hal itu dilakukan
karena ada kecenderungan dikalangan masyarakat untuk menggunakan mnama ayah
sebagai nama keluarga. Ada yang memang meggunakan nama keluarga walaupun dari
etnik jawa serta cara paling mudah untuk akses ke pemberkasan menurut nama.
B. Pemberkasan
Menurut Abjad Subjek
Pemberkasan
arsip dinamis mennurut abjad subjek diperlukan bila manager arsip dinamis
menganggap pemberkasan abjad tidak sesuai untuk keperluan perusahaan. Untuk
pemberkasan menurut subjek yang diwujudkan dalam istilah dan ungkapan, manajer
arsip dinamais harus bersifat taat asa dan konsisten. Artinya sekali dia
memutuskan sebuah istilah atau frasa, istilah atau frasa tersebut harus
dipertahankan. Biala ada istilah sinonim, manajer arsip dinamis memutuskan satu
istilah yang digunakan sedangkan istilah lain dibuat dirujukan ke istilah yang
digunakan. Misalkan ada arsip yang mengenai perdagangan jamur, lalu harus
ditetapkan istilah yang diguakan karena ada istilah sinonim seperti jamur,
kapang, cendawan, fungsi dan kulat.
Untuk
pemberkasan menurut geografi, dikenal dua sistem yaitu pengabjadan langsung dan
tidak langsung. Pada pemberkasan abjad geografi langsung, nama tempat disusun
langsung menurut abjad. Sementara itu sistem pemberkasan abjad geografi tidak
langsung diberkasakan dulu pada bagian yang lebih besar (misalnya provinsi),
lalu susun nama kabupaten dan kota pada provinsi yang bersangkutan.
C. Metode
Pemberkasan Nonabjad
Pemberkasan
numeric artinya pembarkasan menurut angka. Ada pula yang menyebbutnya menurut
nomor. Pemberkasan numerik terbagi
menjadi tiga jenis yaitu, pemberkasan menurut urutan, middle digit dan
terminal digit. Pada pemberkasan menurut nonor urutan, berkas disusun menurut
nomor urut. Pada sistem middle digit, pemberkasan dimulai dengan membagi nomor
berkas dibagi tiga kelompok, misalnya 069130972 dibagi menjadi tiga kelompok
sehingga menghasilkan urutan 069, 130 dan 972. Bagian dua yaitu 130, mempunyai
unit 1, lalu bergerak ke kiri 069, kemudian ke unit tiga, yaitu 972. Pada
terminal digit, proses serupa middle digit dilakukan, tetapi pembekasan dimulai
dari kelompok terakhir. Maka dari itu, berkas 069130972 dikelompokan menjadi
tiga, yaitu 069, 130, dan 972. Adapun satu unit adalah 972, lalu unit dua
adalah 130, sedangkan unit tiga adalah 069. Setiap sistem pemberkasan memiliki
keunggulan dan kerugian masing-masing.
0 komentar:
Posting Komentar