Penyiapan
Naskah/Surat Dinas
BAB
I
PENDAHULUAN
1.1 Latar
Belakang
Dalam
penyusunan surat kita harus mengetahui permasalahan yang akan ditulis bagaimana
menuangkan bahasa surat yang baik dan sopan serta kualitas surat, tidak kalah
penting yang harus diperhatikan adalah penyiapan penulisan surat sampai dengan
kegiatan surat siap untuk didistribusikan. Penyiapan tersebut harus meliputi
penyusunan naskah dinas selanjutnya harus mengetahui masalah penomoran,
klasifikasi surat yang meliputi tingkat keaslian, bobot, informasi, dan
kecepatan penyampaian surat kepada penerima surat. Kegiatan lain yang harus
diperhatikan yaitu proses pengetikan baik secara manual maupun otomatis, proses
penggandaan, serta pendistribusian surat.
Kegiatan
penyiapan dimulai dari penyusunan sampai dengan pendistribusian penting karena
surat merupakan wakil atau duta organisasi. Dalam penyiapan naskah surat dinas
obat informasi yang dituangkan pada surat harus jelas. Penyusunan surat harus
mengetahui prosedur dan ketentuan untuk penyusunan naskah sampai
pendistribusian termasuk kekhususan dan pengamanan. Pengamanan meliputi pengamanan
fisik maupun informasi.
1.2 Rumusan
Masalah
1. Bagaimanakah
cara cara penulisan tata naskah dinas yang baik dan benar.
2. Bagaimana
cara menyiapkan naskah surat dinas sampai pendistribusian surat.
1.3 Maksud
dan tujuan
Makalah
ini ini ditulis untuk tujuan supaya kita mengetahui bagaimana cara penyiapan
surat naskah dinas sampai dengan pendistribusian surat kepada penerima.
BAB
II
TINJAUAN
PUSTAKA
Surat
dan naskah memiliki pengertian yang sama yaitu segala pernyataan tertulis yang
digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi kepada pihak
lain, meskipun demikian naskah memiliki implikasi jenis yang lebih luas (dalam
konteks tata kearsipan) dibandingkan dengan surat.
Naskah
dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang
dikeluarkan pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah (pusat dan
daerah). Adapun tata naskah dinas menurut Bambang dalam Muhidin dan Winata
(2016:43) adalah "pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang meliputi
jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, pendistribusian dan
penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan".
Menurut
peraturan menteri dalam negeri republik Indonesia nomor 54 tahun 2009 pasal 1
"tata naskah dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi
pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan,distribusi dan
penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi
kedinasan".
Dari
kesimpulan mengenai pengertian diatas bahwa pengertian tata naskah dinas adalah
kegiatan administrasi mengenai informasi tertulis yang dikeluarkan oleh pejabat
yang berwenang untuk urusan kedinasan.
BAB
III
PEMBAHASAN
A. Pengertian
Tata Naskah Dinas
Tata
Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan
jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi, dan penyimpanan
naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. sedangkan
Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang
dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan
Kementerian Pekerjaan Umum dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan
pembangunan.
Penerapan
tata naskah dinas di lingkungan organisasi pemerintah ataupun swasta sebaiknya
memerhatikan asas-asas untuk mencapai keterpaduan pengelolaan tata naskah
dinas. Menurut muhidin dan winata (2016:44), asas penerapan tata naskah dinas,
sebagai berikut:
1. Asas
Efisiensi
Pada
pelaksanaan tata persuratan dinas atau tata naskah dinas perlu diperhatikan
penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah, spesifikasi informasi, ataupun
pengguna bahasa secara baik, benar, dan lugas.
2. Asas
Pembakuan
Surat
dinas atau naskah dinas pada waktu diproses dan disusun menurut tata cara serta
bentuk-bentuk yang telah ditetapkan. Dalam petunjuk teknis yang diterbitkan
oleh tiap-tiap instansi perlu diadakan pembakuan untuk instansi yang
bersangkutan, dengan memperhitungkan kegiatan bersifat khusus yang khas bagi
instansi yang bersangkutan agar diperoleh efisiensi dan efektivitas.
3. Asas
Pertanggung jawaban
Secara
administrasi, surat dinas harus dapat dipertanggungjawabkan, baik dari segi
isi, format, maupun dari prosedurnya. Asas ini mendasari pemikiran perlu sesuai
dengan kaidah format tata persuratan dinas, terkait dengan fungsi dan
kewenangan pejabat yang menandatangani surat berdasar ketentuan yang berlaku di
instansi yang bersangkutan tentang bobot informasi surat dinas.
4. Asas
Keterkaitan
Pada
umumnya tata persuratan dinas mempunyai keterkaitan dengan administrasi
perkantoran, khususnya administrasi kearsipan. Oleh karena itu, seluruh
kegiatannya sebagai bagian integral dari tata laksana perkantoran dan tata
laksana kearsipan instansi yang bersangkutan.
5. Asas
Kecepatan dan Ketepatan
Untuk
mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja dan atau satuan organisasi,
semua kegiatan tata persuratan dinas harus dapat diselesaikan dengan tepat
waktu dan tepat sasaran. Tingkat ketepatan dan kecepatan pemprosesan surat
dinas dinyatakan dalam menjelasan redaksional, kekuatan procedural, dan
kecepatan pendistribusian.
6. Asas
Keamanan
Pada
dasarnya semua surat dinas mempunyai tingkat keamanan tertentu yang dinyatakan
dengan klasifikasi. Perlakuan terhadap surat dinas harus disesuaikan dengan
tingkat keamanan tersebut. Tanpa adanya wewenang yang sah, tidak dibenarkan
menyampaikan isi surat dinas kepada yang tidak berhak.
Dalam
pelaksanaannya tata naskah dinas dikelompokan menjadi beberapa jenis. Menurut
Muhidin dan Winata (2016:45) jenis naskah dinas antara lain, sebagai berikut:
1. Naskah
Dinas Arahan
Naskah
dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus
dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan organisasi
yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan.
2. Naskah
Dinas Korespondensi
Naskah
dinas yang isinya bersifat memberikan informasi berkaitan dengan pelaksanaan
tugas organisasi, baik dari pimpinan kepada bawahan maupun dari bawahan kepada
pimpinan.
3. Naskah
Dinas Khusus
Informasi
tertulis sebagai alat komunikasi yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang
untuk kepentingan khusus, dengan format dan keabsahan yang diatur secara
khusus.
4. Laporan
Yaitu
naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan atau
kejadian.
5. Telaahan
staf
Yaitu
bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf, yang memuat analisis
singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar atau
pemecahan yang disarankan dalam bentuk saran-saran atau pertimbangan.
6. Formulir
Yaitu
bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah untuk mencatatat berbagai
data dan informasi. Formulir biasanya dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran
tercetak dengan judul tertentu berisi keterangan yang diperlukan.
B. Penyusunan
Naskah
Penyusunan
konsep surat atau naskah dinas terjadi karena beberapa kegiatan. Konsep surat
biasanya berasal dari inisiatif seorang pejabat yang berwenang sesuai dengan
fungsi dan tugasnya, atau adanya disposisi pimpinan, nota dinas dan memo yang
merupakan instruksi dan perintah atasan, serta informasi dari seorang pejabat
sebagai keharusan akibat pelaksanaan jabatannya.untuk konsep surat yang tidak
dibuat oleh penandatangan naskah atau surat itu sendiri atau dengan kata lain
dibuat pelaksana atau yang lain, harus mendapatkan persetujuan terlebih dahulu
dari pejabat yang mendatangani naskah tersebut.
Penyiapan
surat dinas harus memperhatikan redaksional surat atau naskah dinas.Redaksional
surat yang menggunakan bahasa Indonesia harus disesuaikan dengan bahasa
Indonesia yang baik dan benar (EYD), menggunakan kalimat sederhana, informasi
yang disampaikan jelas, tidak bertele-tele dan lengkap. Dalam penyajian surat
atau naskah dinas, informasi yang dituangkan harus mengindahkan etika dalam
berkomunikasi.
Dalam
proses penyusunan surat harus memperhatikan hal-hal berikut:
1. ketelitian
2. singkat
dan padat
3. kejelasan
4. logis
dan meyakinkan
5. pembekuan
6. pengamanan
Untuk
menghindari kesalahan penyusunan surat atau naskah dinas maka perlu adanya
ketelitian. Dalam penyusunan naskah dinas harus mencerminkan ketelitian dan
kecermatan, dilihat baik dari segi buruk, susunan pengetikan, isi, struktur,
kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan. Naskah harus
menggunakan bahasa Indonesia yang formal, efektif, singkat, padat, dan lengkap.
Naskah harus memperhatikan kejelasan, aspek fisik, dan materi.
Naskah
yang disusun harus mengikuti aturan baku yang berlaku sesuai dengan tujuan
pembuatan surat, ya itu dilihat dari sudut format dan segi penggunaan bahasa
agar memudahkan dalam memperlancar pemahaman isi naskah dinas.pada tahap
penyusunan konsep surat atau naskah dinas maka perlu diperhatikan juga
pengamanan naskah dengan cara membubuhkan paraf dari pejabat atau penanggung
jawab isi informasi pada konsep surat. Perlu diperhatikan juga klasifikasi
terhadap informasi surat, baik yang yang menyangkut penentuan bobot informasi,
pengamanan informasi, maupun kecepatan penyampaian informasi surat. Jika surat
naskah dinas bersifat rahasia perlu ada penanganan dan pengamanan khusus dibuat
sendiri oleh pejabat yang akan mendatangani surat atau dilakukan oleh pejabat
atau seorang karyawan yang ditunjuk.
C. Pengklasifikasian
Informasi Surat
Dalam
penyusunan surat atau naskah, perlu memperhatikan klasifikasi surat, yang
menyangkut tingkat keaslian surat, dan kecepatan dalam penyampaian surat atau
naskah kepada penerima.
Klasifikasi
informasi surat berkaitan dengan hal-hal berkut.
1.
Tingkat keaslian surat
Tingkat
keaslian surat meliputi hal-hal berikut:
Asli
Yaitu
lembaran surat yang ditunjukan pada instansi sebagaimana tercantum pada alamat
yang dituju pada kepala surat atau lembaran surat yang dinyatakan sebagai asli.
Tembusan
Yaitu
lembaran penyampaian informasi pada instansi yang mempunyai keberkaitannya
langsung ataupun tidak langsung dengan informasi surat sebagaimana
dikomunikasikan instansi yang terdapat di kepala surat. Tembusan berupa
lembaran yang terkena karbon ataupun alat copy lainnya.
Salinan
Yaitu
lembaran hasil penggandaan keseluruhan informasi surat yang dilegalisasi oleh
pejabat yang berwenang istilah lainnya adalah “turunan”.
2.
Bobot informasi surat
Bobot
inforrmasi surat dibagi menjadi surat penting dan surat biasa. Surat penting,
yaitu surat yang isi informasinya mengandung hal-hal yang bersifat
strategisnya, kebijaksanaan, dan operasional. Adapun surat biasa, yaitu surat
yang sis informasinya mengandung hal-hal yang bersifat rutin.
3.
Tingkat kerahasiaan
Didasarkan
pada jaminan dan keamanan informasi surat yang terdiri atas:
(1)
Surat sangat rahasia, merupakan surat yang informasinya membutuhkan tingkat
pengamanan yang sangat tinggi. Informasi surat berkaitan erat dengan keamanan
dan keselamatan negara dan hanya boleh diketahui pejabat yang berhak menerima.
(2)
Surat rahasia, yaitu surat yang informasinya membutuhkan pengamanan tinggi.
Informasi surat berkaitan erat dengan keamanan kedinasan dan hanya boleh
diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.
(3)
Surat terbatas, yaitu surat yang informasinya membutuhkan pengamanan. Informasi
surat berkaitan erat dengan tugas khusus kedinasan dan hanya boleh diketahui
oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.
(4)
Surat biasa, yaitu surat yang informasinya tidak memerlukan pengamanan khusus.
Tingkat
penyampaian surat ataupun penyelesaian surat, meliput:
1)
Sangat segera, yaitu penyampaian surat yang harus segera dilakukan pada hari
yang sama dengan waktu penandatanganan surat.
2)
Segera, artinya penyampaian surat yang harus dilakukan secepat mungkin setelah
surat ditandatangani.
3)
Biasa, artinya penyampaian surat yang dilakukan sesuai dengan jadwal pengiriman
yang ada pada suatu organisasi.
D.
Proses Pengetikan
Pengetikan
surat dapat dilakukan dengan manual ataupun elektronik. Untuk naskah yang
bersifat rahasia, yang diketik secara manual, pengamanannya harus memerhatikan
beberapa hal berikut.
a.
Unit yang menangani surat rahasia sebaiknya dilakukan oleh unit kerja
tersendiri atau petugas yang ditunjuk.
b.
Pertanggal surat disimpan di unit kerja yang khusus atau unit kerja yang
ditunjuk dan tidak dijadikan satu penyimpanannya dengan surat lainnya.
c.
Mencantumkan kode rahasia pada bagian kepala surat.
E.
Penggandaan
Surat
dapat digandakan melalui fotokopi, stensil, mencetak, dan alih media ke dalam
CD atau media lainnya. Penggandaan dilakukan setelah naskah ditandatangani oleh
pejabat yang berwenang. Apabila diperlukan cap dinas, cap dinas yang dibubuhkan
harus asli dan jumlahnya disesuaikan dengan kebutuhan. Penggandaan surat
berklasifikasi konfidensial atau setengah rahasia, rahasia, dan sangat rahasia,
harus diawasi dengan ketat dan dilakukan oleh unit yang ditunjuk atau pelaksana
yang dipercaya.
F.
Pendistribusian
Proses
pendistribusian surat perlu memerhatikan asas pengurusan surat berlaku dalam
organisasi, apakah sentralisasi, desentralisasi, atau gabungan. Kegiatan
pendistribusian surat, khususnya naskah dinas konvesional, baik internal maupun
eksternal organisasi harus dicatat pada sarana pencatatan. Sarana pencatatan
yang digunakan bergantung pada kebijakan. Surat yang dibuat untuk kepentingan
internal organisasi, jika surat telah diterima unit kerja yang dituju,penerima membubuhkan paraf dan tanggal
penerimaan pada sarana pencatatan. Adapun untuk surat yang dikirim ke organisasi
lain dilakukan melalui jasa pos, kurir, atau sarana lainnya. Naskah yang siap
dikirimkan harus
BAB
IV
KESIMPULAN
DAN SARAN
4.1
Simpulan
Dari
tulisan di atas dapat disimpulkan jika dalam penyiapan tata naskah dinas harus
memperhatikan asas-asas dan jenis naskah dinas. Dalam proses penulisan harus
memperhatikan ketelitian, singkat dan padat, kejelasan, logis dan meyakinkan,
pembakuan dan pengamanan.
4.2
Saran
Sekarang
kita telah mengetahui cara penyiapan naskah/surat dinas dari mulai penyusunan
naskah sampai pendistribusian/penyampaian surat.
DAFTAR
PUSTAKA
BMP
ASIP43322 Tata Persuratan dan Formulir
https://repository.bsi.ac.id/index.php/unduh/item/100370/BAB-II.pdf
https://docplayer.info/41403147-Pedoman-tata-naskah-dinas-bab-i-pendahuluan.html
http://tatanafkahdinas.blogspot.com
0 komentar:
Posting Komentar