Perpustakaan
merupakan lembaga yang menyimpan dokumen yang dihasilkan manusia, sedangkan
arsip adalah lembaga yang bertugas menyimpan arsip. Jadi apakah perbedaan perpustakaan dan arsip?
Pertama, perbedaan fungsi. Walaupun
perpustakaan sering kali menyimpan arsip dan manuscript ( tulisan tangan),
fungsi utama perpustakaan ialah menyimpan dan menyediakan koleksi buku dan
bahan tercetak lainya. Arsip juga kadang
kadang memiliki buku dan dokumen tercetak lainya, tetapi fungsi utama arsip
adalah memelihara akumulasi arsip dinamis dari badan korporasi dan perorangan
yang berubah menjadi arsip. Disisi lain,
dalam fungsi, arsip ataupun perpustakaan bertujuan membantu melestarikan
informasi terekam yang berharga bagi umat manusia.
Kedua, arsiparis (ahli kearsipan)
berhubungan degan informasi terekam dalam bentuk tulisan dan manuscript yang
umumnya berupa materi tidak tercetak dan sifatnya unik. Koleksi arsip ersifat
unik karena tidak terdapat di tempat lain. Misalnya naskah proklamasi
kkemerdekaan hanya ada satu di arsip dan tidak ada di tempat lain. Pustakawan (ahli perpustakaan) berhadapan dengan buku
dan terbitan lain yang banyak eksemplarnya serta kemungkinan disimpan ditempat
lain.
Ketiga, materi kearsipan biasanya
dicipkatan sebagai hhasil aktivitas
fingsional sebuah badan korporasi atau perorangan. Kemaknaan atau
signifikansi materi kearsipan tergantung pada hubungan organis dengan bbadan
induk yang membuat arsip dinamis dan
materi kearsipan lainya yang ada di tempat alin. Misalnya keputusan mendirikan
sebuah perpustakaan penelitian kina pada tahun 1872 memiliki makna yang erat
kaitanya dengan pembukaan perkebunan
kina di daerah parahyangan.
Keempat, depo arsip didirikan untuk
melestarikan materi kearsipan yang diterimma atau dibuat oleh sebuah badan dan
perorangan. Maka, depo arsip merupakan lembaga penerima. Karena yang sifatnya
sebagai pengumpul, materi kearsipan tidak boleh dibawa pulang, hanya boleh
dibbaca ditempat. Sedangkan materi perpustakaan ada yang boleh dipinjam dan
dibawa pulang.
Kelima, penaksiran yang dilakukan oleh
depo arsip menentukan materi apa saja yang arus dilestarikan serta
selaludikaitkan dengan istansi dn fungsinya. Depo arsip tidak mengumpulkan
materi kearsipan berdasarkan subjaknya. Perpustakaan mengumpulkan materi perpustakaan
berdasarkan subjeknya, bukan berdasarkan fungsinya.
Keenam, prinsip dan metode yang
digunakan. Depo arsip menggunakan prinsip original order. Artinya penyusunan arsip menurut susunan
aslinya. Penyusunan arsip tidak ada yang
baku karena penyusunan aslinya sudah berbeda, misalnya arsip dinamis yang
disusun oleh Departemen Keuangan akan
berbeda dengan arsip dinamis Departemen
Pendidikan Nasional.
Ketujuh, Perbedaan terletak pada
penggantian materi yang hilang. Apabila dari depo arsip hilang sebuah
materi kearsipan, materi kearsipan
tersebut tidak dapat dicari ditempat lain karena tidak ada yang menyimpan atau
menjualnya. Apabila sebuah petpustakaan kehilangan sebuah buku tentang dasar
kearsipan , maka buku itu dapat dicari dan di dapatkan lagi di took buku
lainya, atau dibuat fotocopy dari perpustakaan lain yang memilikinya.
Kedelapan, diperpustakaan pustakawan
berinteraksi dengan materi perpustakaan
sebagai satu satuan individu. Jadi apabila, Anda ingin membaca buku
karangan Gus Dur, buku yang Anda hadapi merupakan satu kesatuan. Anda tidak
dapat meminjam setengah buku atau bgian buku atau bagian buku terakhir saja. Depo
arsip , materi kearsipan diperlakukan sebagai keseluruhan , ditapi
keseluruhan tetapi wujudnya berupa
satuan.
Kesembilan, perpustakaan lembaga yang berhubungan dengan
dokumentercetak lebih banyak mengumpulkan dokumen yang sudah diterbitkan.
Dokumen yang sudah diterbitkan seringkali di anggap sebagai dokumen sekunder. Sebaliknya, depo arsip
lebih mengarah pada arsip dinamis yang belum pernah diterbitkan dan dokumen
tersebut dianggap sebagai dokumen primer.
Kesepuluh, terdapat perbedaan pada
eksistensi masing-masing lembaga. Keberadaan perpustakaan lebih ditunjukaan
untuk kepentingan masyaraakat, sedangkan keberadaan depo arsip lebih terbatas
kepada peneliti.
Kesebelas, berkas arsip dihasilkan dari
sebuah proses pengembangan yang berangsung lama. Berkas arsip tidak memberikan
komentar, penjelasan ataupun pengaruh pemmbacanya. Perpustakaan yang menyimpan
buku, majalah, dan terbitan lain memuat
penjelasan, komentar ataupun pendapat penulis buku yang berupaya memengaruhi
pembacanya.
Walaupun banyak
perbedaan antara perpustakaan dan depo arsip antar kedua lembaga ini juga
terdapat kesamaan, antaralain;
Pertama, perpustakaan dan depo arsip
kedunya memiliki tujuan yang sama, yaitu menyediakan koleksi mereka seekonomis
dan seefektif mungkin.
Kedua, keduanya sama-sama mnghadapi
masalah pellestarian dan menangani pendidikan pemakai.
Ketiga, keduanya sama-sama menangani
media elektronik dan optic.
Keempat, kkeduanya menghadapi masalah
temu balik informasi.
0 komentar:
Posting Komentar