FUNGSI DAN TUJUAN
DICIPTAKANYA FORMULIR
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar
Belakang
Formulir
merupakan bagian manajemen arsip dinamis memegang peranan penting bagi setiap
organisasi. Organisasi, baik itu swasta maupun pemerintah dalam menjalankan
operasionalnya memanfaatkan dan menggunakan formulir sebagai salah satu sarana
yang efektif dalam komunikasi kedinasan. Formulir sebagai sarana komunikasi
tertulis, berguna untuk penyampaian informasi. Data atau informasi yang terekam
pada formulir diciptakan standar pada suatu organisasi.
Dalam
setiap organisasi selalu terjadi komunikasi baik yang bersifat internal maupun
eksternal dan dapat dilakukan dengan lisan atau tulisan. dalam komunikasi
tertulis diperlukan alat yang dapat dipergunakan secara efektif dan efisien.
Adapun alat komunikasi tertulis tersebut adalah berupa surat,dan surat tersebut
seringkali agar lebih efektif dan efisien terlebih dahulu perlu diciptakan
formulir. namun tidak setiap formulir pasti berupa surat demikian juga tidak
setiap surat terlebih dahulu telah diciptakan formulirnya.
Meluasnya
penggunaan formulir tidak lain adalah karena formulir sangat bermanfaat bagi
pelaksanaan operasional kerja. Penggunaan formulir dapat meningkatkan efisiensi
kerja. Hal ini disebabkan karena dalam pembuatan formulir dimungkinkan
keseragaman dalam pembuatan, penggunaan, penyimpanan dan pemeliharaan.
1.2 Rumusan
Masalah
A. Apa
itu formulir dan fungsinya
B. Bagaimana
cara menbuat formulir
C. Apa
tujuan dibuatnya formulir
D. Bagaimana
jenis dan desain formulir
1.3 Maksud
dan tujuan
Maksud
dan tujuan dibuatnya makalah ini adalah supaya kita lebih mengetahui tentang
formulir dan bagaimana membuatnya dan apa fungsi tujuan dibuatnya formulir.
BAB
II
TINJAUAN
PUSTAKA
Formulir
adalah suatu sarana yang menyediakan ruang (kolom) untuk membuat informasi yang
berupa pemberitahuan, intruksi yang ditunjukkan, baik kepada perorangan, maupun
organisasi intern maupun ekstern, yang umumnya diciptakan dalam bentuk lembaran
kertas yang tercetak.
Menurut
Ira A. Penn, formulir merupakan alat yang dapat digunakan untuk mengorganisasi,
mengumpulkan, mengalihkan informasi. formulir memberikan fasilitas terhadap
pengumpulan dan pemindahan data dan informasi dengan cepat dalam bentuk yang
ringkas dan padat.
Winardi,
sehelai kertas tercetak yang menyediakan ruangan untuk dimuat catatan-catatan,
informasi atau intruksi-intruksi yang akan diteruskan kepada individu-individu,
departemen-departemen, atau perusahaan-perusahaan lain.
Nuraida
Ida, selembar kertas atau lebih yang digunakan untuk mencatat kegiatan kantor
yang repetitif berulang-ulang dengan mencantumkan intruksi atau pernyataan
anne-marie urutan data atau informasi yang harus diisi atau dilengkapi oleh
penggunanya untuk kemudian diteruskan kepada pihak-pihak yang berkepentingan
dalam mengelola dan membuat keputusan atas data dan informasi tersebut.
Formulir
elektronik adalah penciptaan formulir dengan melalui mesin komputer. Formulir
elektronik dirancang, dibuat, disimpan, dan dipindahkan secara elektronik,
sehingga memudahkan dalam proses penciptaannya (Diamond, 1995:161). Manajemen
formulir merupakan suatu proses kegiatan pengendalian penciptaan formulir,
produksi, dan penggunaan formulir secara sistematis sesuai dengan standar yang
ada.
BAB
III
PEMBAHASAN
Dalam
arti sempit formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi atau sering juga
disebut dokumen. Dalam arti luas formulir adalah secarik kertas yang telah
diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu.
disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak misalnya nomor
urut dan nama formulir tersebut.
Formulir
penting digunakan dalam urusan kedinasan atau organisasi dan dapat memperlancar
kegiatan organisasi. Oleh karena itu formulir dapat berfungsi untuk:
1) Keseragaman
dalam melaksanakan pekerjaan
2) Mempermudah
pengklasifikasian data
3) Alat
pemberian instruksi pimpinan kepada bawahan
4) Mempermudah
pemberkasan baik yang terkait dengan sistem maupun penempatannya
5) Menerbitkan
prosedur dan tata kerja
6) sarana
pengendalian dalam melaksanakan kegiatan baik secara kualitatif maupun
kuantitatif
Manfaat
formulir diciptakan suatu organisasi dirasakan sangat besar jika formulir
dirancang secara tepat dan benar berdasarkan sistem manajemen kearsipan.
Formulir dirancang sesuai dengan kebutuhan organisasi, agar dapat menunjang dan
mempercepat proses kerja pimpinan dalam mengambil keputusan meningkatkan
efisiensi dan efektivitas baik waktu tenaga serta biaya.
Organisasi
biasanya menciptakan beberapa jenis formulir disesuaikan dengan kebutuhannya.
Penciptaan formulir harus dirasakan efisien manfaatnya bagi organisasi. Pada
umumnya, formulir tidak efisien jika di desain formulir berisi item-item yang
membingungkan bagi pengguna, jumlah kolom yang harus diisi pengguna terlalu banyak
sehingga membosankan bagi pengguna. Pengguna pada waktu mengisi formulir banyak
menemui kesalahan. hal tersebut berarti penciptaan dan pengelolaan formulir
tidak efisien serta mengakibatkan besarnya biaya yang harus dikeluarkan
organisasi.
Penyebab
lainnya penciptaan formulir yang tidak efisien dan efektif antara lain
disebabkan oleh beberapa faktor yaitu:
a) Pembuatan
formulir melalui prosedur yang salah
b) Formulir
sudah kadaluarsa
c) Formulir
sulit untuk diisi oleh pengguna.
d) Adanya
kerancuan atau tumpang tindih dengan formulir lainnya
e) Intruksi
yang dituangkan tidak lengkap
f) Penciptaan
desain formulir tidak sesuai standar
g) Pegandaan
yang berlebihan dalam pembuatan formulir
Tujuan
program manajemen formulir
formulir
yang diciptakan organisasi harus dibuat dan dirancang sesuai dengan kebutuhan
organisasi. Oleh karena itu untuk penerapannya dibutuhkan program manajemen
formulir yang tepat. Program manajemen formulir harus menjamin seluruh
informasi yang dibutuhkan, dapat dipindahkan secara efisien dan efektif kepada
pengguna. Tujuan manajemen formulir perlu diperhatikan bagi organisasi, menurut
Smith III (1986: 149)"adalah untuk menciptakan suatu desain (rancangan),
produksi, dan pendistribusian formulir untuk suatu kegiatan secara
efisien". Penn, (1998:158), mengemukakan tujuan manajemen formulir adalah:
1. Menetapkan
penciptaan formulir sesuai perkembangan
2. Merancang
formulir untuk mempercepat proses informasi
3. menjamin
intruksi yang dituangkan dalam formulir dapat digunakan dengan cepat dan tepat
4. Menciptakan
formulir dengan menekan biaya
5. Menjamin
agar formulir dapat tersedia pada saat dibutuhkan
Agar
manajemen formulir tercapai sesuai dengan tujuan atau yang diharapkan maka
dapat dilakukan beberapa kegiatan yaitu:
a) Memusnahkan
formulir, copy formulir dan item tertentu pada formulir yang sudah tidak sesuai
lagi dengan suatu kegiatan.
b) Mencegah
terciptanya formulir baru yang tidak diperlukan
c) Merevisi
formulir yang tidak sesuai dengan kebutuhan
d) Menggabungkan
formulir yang itemnya mempunyai tujuan yang sama
e) Mendesain
formulir untuk efektifitas yang maksimal
f) Mana
tap kan media yang tepat untuk setiap formulir dan menjamin dapat digunakan
untuk pengguna
Formulir
biasanya sudah tidak sesuai lagi atau tidak relevan pada suatu organisasi,
umumnya disebabkan adanya perubahan organisasi, adanya kebijakan yang harus
merubah isi dan bentuk formulir. oleh karena itu sebaiknya formulir tersebut
dimusnahkan dan menyimpan 1 formulir tersebut untuk dijadikan pertinggal.
Unsur-unsur
program
Perencanaan
dan training
program
manajemen formulir yang diciptakan pada suatu organisasi harus dapat
dipergunakan untuk mempermudah pemberian layanan. setiap program manajemen
formulir harus dapat berjalan sesuai tujuan kebijakan, diterimanya program
manajemen formulir untuk memperlancar kegiatan organisasi, dan mengembangkan
pengetahuan dan keterampilan personil dalam penyusunan formulir.
Koordinasi
dan hubungan
Untuk
terciptanya kegiatan manajemen formulir pada suatu organisasi sebaiknya
dibentuk suatu tim. penentuan kebijakan memprogramkan kegiatan manajemen
formulir dengan melakukan koordinasi dengan beberapa divisi atau unit kerja
dalam suatu organisasi.
Analisis
prosedur
Proposal
untuk penciptaan suatu formulir baru, formulir yang direvisi maupun formulir
yang dicetak ulang seharusnya dianalisis dari gambaran mengenai pengertian dan
atau arti formulir itu sendiri. isi formulir yang terdapat pada item-itemnya
harus dievaluasi secara menyeluruh, efek yang menimbulkan dari kegiatan
tersebut dan prosedur kerja. setiap hitam dan permintaan kopi harus diteliti
dengan hati-hati. selain itu harus dianalisis juga tingkat penggunaan formulir
yang berhubungan dengan biaya yang harus dikeluarkan.
Standarisasi
desain
standarisasi
tata letak dan bentuk fisik formulir diperlukan agar di desain formulir yang
tercipta tepat sesuai kebutuhan. isi yang terdapat pada item dituangkan pada
format formulir yang diciptakan agar dapat memudahkan dibaca. tempat yang
disediakan dalam kolom harus disesuaikan dengan kebutuhan untuk penulisan isi
formulir seperti arti di contohkan pada formulir kartu kendali kolom tanggal,
tempatnya lebih kecil jika dibandingkan dengan kolom isi ringkas saran.
Pencatatan
dan identifikasi
Setiap
adanya permintaan untuk penciptaan formulir bait, penyempurnaan, dan atau
pencetakan ulang formulir, seharusnya diberitahukan kepada unit-unit yang
berwenang dan bertanggung jawab terhadap kegiatan manajemen formulir atau unit
yang terkait, untuk direkam dan dianalisis.
Penciptaan
dan penggandaan
Untuk
efisiensi dan menekan biaya yang ekonomis, dan penggandaan seharusnya
dikoordinasikan dengan unit yang terkait. dalam penerapannya dibenarkan jika
formulir dikemas dan dijilid khusus untuk suatu kegiatan seperti dicontohkan
memberi lubang, menstapler, memberi lapisan, dan melipat formula yang telah
diciptakan atau direvisi.
Distribusi
dan penyimpanan
Untuk
efektivitas penyimpanan dan pendistribusian formulir, seharusnya dalam
penerapannya mengembangkan dan mengkoordinasikan kebutuhan yang diinginkan
dengan fasilitas penyediaan yang ada. Metode seharusnya memikirkan persediaan
yang dibutuhkan, tingkat kebutuhan secara minimum dan maksimum, menghitung
jumlah pemesanan kebutuhan minimum, menyisihkan formulir yang sudah tidak
dipergunakan lagi dan mendesign pendistribusian formulir dan pengendaliannya.
Tindak
lanjut
Jika
suatu saat implementasi formulir mengalami permasalahan yang kompleks maka
harus segera ditindaklanjuti. Formulir yang tidak digunakan dapat disisihkan,
sebab sudah diciptakannya formulir yang baru atau adanya pemikiran dari segi
hukum formulir lama sudah tidak berlaku lagi. Jika pengguna mengalami kesulitan
untuk penggunaannya, isinya berulang-ulang informasinya, atau tidak menyediakan
tempat secukupnya untuk penulisan informasinya. Pencetakan seharusnya dilakukan
oleh pengguna dan penciptanya.
Laporan
program
Untuk
kelangsungan penerapan formulir yang dihasilkan, seharusnya diakumulasikan
sebagai kemajuan program. Sebelum dan sesudah data dihimpun, perlu dipikirkan
penciptaan dan prosedur formulir. Penciptaan dan prosedur formulir dapat
dilakukan dengan melalui rekomendasi. kegiatan tersebut seharusnya dilaporkan
kepada pimpinan tertinggi untuk menentukan kebijakan penilaian program
manajemen formulir dalam bentuk kebijakan.
Jenis-jenis
formulir
Untuk
memperlancar kegiatan organisasi harus menciptakan formulir. Formulir dibagi
dalam dua jenis yaitu sebagai berikut:
Formulir intern,ya
itu formulir yang digunakan hanya di lingkungan organisasi pencipta formulir
tersebut.
Formulir ekstern,
yaitu formulir yang digunakan untuk menyampaikan informasi di luar organisasi
pencipta.
Bentuk
dan format formulir pada umumnya ada 5 yaitu:
1. Formulir
tunggal
Formulir
ini dibutuhkan hanya satu lembar, yaitu lembar aslinya saja, seperti formulir
isian pendaftaran mahasiswa baru pada perguruan tinggi.
2. Formulir
stub type
Formulir
ini dibuat dengan menggunakan stub pada bagian atas dan bawah serta diberi
karbon yang penggunaannya hanya sekali.
3. Formulir
continuous stub type
Formulir
jenis ini bentuknya sama dengan formulir stub type, pada satu formulir terdiri
dari beberapa rangkap dan pada rangka terakhir berhubungan dengan set formulir
berikutnya dengan lubang-lubangnya.
4. Formulir
kipas
Formulir
ini mempunyai strip-strip secara tetap dengan lipatan membentuk akordeon yang
diberi lubang pada sudut kiri dan kanan.
5. Formulir
continuous semi strip
Formulir
ini sejenis formulir continuous stub type, perbedaannya pada formulir ini tidak
ada tanda untuk mengubah seperti pada kartu (stub) dan diberi lubang pada lipatan
lipatan, untuk memperbanyak formulir dapat digunakan karbon.
Analisis
formulir
Analisis
formulir menekankan pada pernyataan secara intensif tentang perencanaan, ide
dan kegiatan lainnya yang terkait dengan penciptaan formulir. Kegiatan tersebut
meliputi penugasan penomoran untuk formulir, atau surat dan mengatur sketsa
tata letak formulir. proses analisis formulir dapat dibuat suatu ringkasan yang
tertuang dalam bentuk petunjuk untuk analisis formulir. Petunjuk analisis
formulir mengacu pada:
1) Kebutuhan
setiap formulir bagi organisasi
2) Setiap
item yang tertuang pada kolom-kolom formulir
3) Jumlah
kopi pada setiap formulir
Analisis
formulir adalah suatu investigasi berbagai unsur dan evaluasi terhadap setiap
formulir yang terkait dengan formulir yang lain kegunaan bagi organisasi, dan
menitikberatkan pada efektivitas formulir sebagai suatu proses informasi serta
tata cara melakukan copy melalui penggandaan. Langkah-langkah yang harus
dilakukan untuk memecahkan masalah dalam analisis formulir yang akan diciptakan
antara lain:
1) Melakukan
identifikasi masalah
2) Pemecahan
masalah
3) Penetapan
format formulir
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Simpulan
Formulir dapat
berfungsi untuk keseragaman dalam melaksanakan pekerjaan, mempermudah
pengklasifikasian data, alat pemberian instruksi pimpinan kepada bawahan,
mempermudah untuk pemberkasan, baik yang terkait dengan sistem maupun
penempatannya, menerbitkan dan prosedur dan tata kerja, sarana pengendalian
dalam pelaksanaan kegiatan baik secara kualitatif maupun kuantitatif.
4.2 Saran
Suatu aspek yang paling sering
diabaikan adalah penyusutan dan pemusnahan formulir yang lama, untuk itu perlu
perhatian kita semua untuk memanfaatkan formulir sesuai fungsi dan kegunaannya
serta tidak mengabaikan penyusutan formulir yang sudah tidak berguna.
DAFTAR PUSTAKA:
ASIP4322 Tata Persuratan dan
Formulir
http://dpad.jogjaprov.go.id/public/article/187/37871e441fffe26297e4799ed83ece02.pdf
https://www.coursehero.com/file/25269677/MAKALAH-FORMULIRdocx/
https://www.slideshare.net/putriLaila/makalah-formulir
http://ononiha88.blogspot.com/2012/07/bab-i-formulir-formulir-dokumen.html
0 komentar:
Posting Komentar